4 nguồn rủi ro hợp đồng phổ biến và cách loại bỏ chúng

Các hợp đồng dịch chuyển một cách có quy trình và công thức từ lúc bắt đầu đến khi ký kết để thực hiện. Mỗi giai đoạn có một hoặc nhiều bên liên quan xem xét, phê duyệt hoặc hoàn thành một nhiệm vụ nào đó của quá trình hợp đồng. Nhưng những gì nằm ở giữa các bước hình thành hợp đồng sẽ là rủi ro liên quan đến từng giai đoạn của chu kỳ hợp đồng. Rủi ro có thể khó xác định, khó định lượng hơn và khó loại bỏ nhất. Không ai muốn chịu trách nhiệm cho việc khiến Công ty của họ gặp nguy hiểm.

Hợp đồng khiến các công ty gặp rủi ro, nhưng có một số cách đơn giản để xác định và loại bỏ rủi ro trong quy trình hợp đồng của bạn:

Một trong những thách thức lớn nhất là xác định mức độ rủi ro mà tổ chức của bạn sẵn sàng gánh chịu trong toàn bộ danh mục thỏa thuận. Rủi ro chắc chắn thay đổi theo công ty, ngành kinh doanh, triết lý công ty, mô hình kinh doanh và mức độ toàn cầu hóa.
Rủi ro thường được coi là mối quan tâm thứ yếu đối với hợp đồng. Nó thường chỉ được quan tâm bởi các luật sư hoặc nhân viên pháp chế trong tổ chức của bạn. Tất nhiên, hợp đồng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Hợp đồng có tính ràng buộc về mặt pháp lý và có khả năng gây ra kiện tụng liên tục. Hợp đồng được ngôn ngữ hóa kém hoặc lỏng lẻo có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất thêm cơ hội hoặc thay đổi mối quan hệ với các khách hàng quan trọng. Chúng cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch doanh thu hoặc doanh thu thực tế của công ty bạn. Hợp đồng xấu hoặc quy trình hợp đồng cuối cùng có thể khiến bạn mất mối hợp tác và làm chậm sự phát triển của tổ chức.

Hợp đồng kém là kết quả chung của các quy trình hợp đồng kém, bao gồm cả việc bắt đầu không phù hợp: Liên hệ với ai khi tạo hợp đồng? Nghiên cứu các hợp đồng đang tồn tại như thế nào? Quy trình làm việc kém: Hiện tại hợp đồng của tôi ở đâu? Ai sẽ thực hiện bước tiếp theo? Ngày dự kiến hoàn thành của là khi nào?
Các quy trình hợp đồng thủ công và thiếu tự động hóa có thể tạo ra khoảng trống giao tiếp trong các cuộc đàm phán. Các quy trình trình ký không phù hợp có thể khiến sai người ký hoặc người phê duyệt hợp đồng.
Các quy trình hợp đồng không hiệu quả có thể làm chậm chu kỳ hợp đồng và dẫn đến một số kết quả không thuận lợi như trượt hợp đồng từ quý này sang quý khác và thậm chí, trượt hợp đồng từ năm này sang năm khác, có thể dẫn đến doanh thu bị chậm hoặc mất mối hợp tác.

Điều khoản hợp đồng là huyết mạch của thỏa thuận. Rủi ro tồn tại khi các hợp đồng có các điều khoản cũ hoặc lỗi thời được sao chép để tạo ra và càng rủi ro hơn khi nó đã được ký kết. Việc sử dụng các hợp đồng được tiêu chuẩn hóa không phù hợp giữa các nhà cung cấp và đối tác có thể gây ra các cuộc đàm phán không cần thiết. Các điều khoản được chỉnh sửa bởi một người nào đó không phải là bộ phận pháp lý  (Như kế toán/bộ phận kinh doanh, hoặc đôi khi là chính CEO) có thể dẫn đến hợp đồng lừa đảo hoặc sai trái mà không có được sự phê duyệt đúng đắn để đảm bảo tuân thủ. Điều khoản hợp đồng kém có thể có tác động lâu dài đối với một tổ chức. Sau khi ký, hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý cho dù bạn có thích hay không và có thể khiến bạn mất nhiều năm tới để giải quyết hậu quả. 

Vì các hợp đồng có tính ràng buộc về mặt pháp lý, bạn cần thực hiện mọi nghĩa vụ trong các điều khoản đã đặt. Các mốc và sự kiện cần phải được đáp ứng chính xác và thanh toán phải phù hợp với các điều khoản hợp đồng và thực hiện đúng hạn.
Hợp đồng có thể nguy hiểm nếu chúng nằm trong tay kẻ xấu (hoặc người thiếu kiến thức), đặc biệt là trong quá trình tạo hoặc thực hiện hợp đồng. Các nghĩa vụ và/hoặc thời hạn (deadlines) bị bỏ lỡ có thể dẫn đến hình phạt. 

Hợp đồng có thể tạo ra cho chúng ta rất nhiều tiền, nhưng chúng có thể gây thiệt hại tương đương nếu chúng không được quản lý đúng cách. Hợp đồng được thực hiện chậm gây trì hoãn về Doanh thu, ảnh hưởng tới các kế hoạch tài chính của Công ty. Hợp đồng cũng tạo ra mối đe dọa tiềm tang về kiện tụng. Nếu các hợp đồng không được thực hiện chính xác, chúng có thể khiến công ty bạn bị thanh toán trễ hoặc thậm chí, giảm hoặc không thanh toán.
Rủi ro hợp đồng chắc chắn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, và nên được quản lý theo cách tương tự như rủi ro về sản phẩm và kỹ thuật. Các Nhóm hợp đồng (Contracting Teams) cũng phải nhận ra rủi ro và có các công cụ và quy trình để quản lý nó.
Trong tất cả các giai đoạn của vòng đời hợp đồng - khi bạn soạn thảo, xem xét, phê duyệt và kích hoạt hợp đồng của mình - sự tham gia của các chuyên gia tham vấn/cố vấn là rất quan trọng.

Sự tham gia cố vấn của các chuyên gia về hợp đồng có thể giúp tạo ra chu kỳ hợp đồng chuẩn, với các điều khoản ít gây tranh cãi hơn và do đó, giảm được thời gian cho quá trình đàm phán. 
Một giai đoạn rủi ro cao khác là điểm thực hiện hợp đồng và chuyển giao trách nhiệm hợp đồng cho bộ phận thực hiện công việc theo hợp đồng. Quá trình này thường ít được coi trọng, và không có sự hiểu biết đầy đủ và cần thiết cho các bộ phận thực hiện công việc theo hợp đồng. Điều này có thể có tác động rất lớn đến rủi ro trong suốt thời hạn của hợp đồng.
Cuối cùng, trong suốt quá trình, việc thực sự nên làm là cố gắng tìm hiểu và xác minh mức độ năng lực của đối tác trước khi nói đến quy trình hợp đồng. Rủi ro hợp đồng không chỉ bị ảnh hưởng bởi quy trình hợp đồng của bạn, mà còn bởi quy trình hợp đồng của các đối tác của bạn. Hợp đồng hiệu quả và được quản lý tốt phụ thuộc vào năng lực của cả hai tổ chức.

Giới thiệu LETO tại đây!
Các chương trình đào tạo tại LETO tại đây!
Liên hệ với LETO qua Facebook: Công ty Luật LETO
Nhà sách cung cấp sách luật chuyên khảo và sách kinh doanh: LETObooks
Hãng dịch thuật chuyên nghiệp: LETOtrans
Kênh video tư vấn pháp luật miễn phí: Youtube Công ty Luật LETO
Bộ tài liệu pháp lý và quản trị nội bộ Doanh nghiệp: Tài liệu pháp chế