Không nghi ngờ gì khi nói rằng kỹ năng đàm phán là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Trong thị trường siêu kết nối và ngày càng cạnh tranh ngày nay, khả năng đàm phán hiệu quả được coi trọng hơn bao giờ hết.
Thiếu kỹ năng đàm phán tốt có thể làm tê liệt công ty nhanh hơn nhiều so với việc mất đi những đối tác quan trọng. Bạn hãy suy nghĩ về điều này!
Trước khi chúng ta đi vào chi tiết kỹ thuật về cách chuẩn bị cho đàm phán và giành chiến thắng, có một điều quan trọng.
Mặc dù hầu hết các kỹ năng đàm phán dường như là lẽ thường với mọi người, nhưng không có gì lạ khi mọi người bị cuốn theo cảm xúc khi thực sự ở trong cuộc đàm phán và bỏ qua các nguyên tắc đàm phán đúng đắn. Những thứ như cảm xúc và may mắn không có chỗ đứng trong một cuộc đàm phán thành công.
Trong các khóa học Kỹ năng hợp đồng chuyên sâu, tôi cũng đã nói chuyện với nhiều chuyên viên pháp chế các công ty về kinh nghiệm đàm phán hợp đồng và những ảnh hưởng thắng thua lớn từ chúng. Cũng khá hiếm khi một người nỗ lực đặc biệt để tìm hiểu các khía cạnh pháp lý hoặc kỹ thuật của đàm phán hợp đồng mặc dù điều đó có thể làm tăng đáng kể lợi thế cạnh tranh của họ trong công việc.
Cơ chế của các cuộc đàm phán chủ yếu nằm trên vai của các nhà quản lý và luật sư, tùy thuộc vào tình huống. Hầu hết các trường hợp, khi các hợp đồng kết thúc bằng tranh chấp và các cuộc đàm phán đổ vỡ, thì trách nhiệm đổ lỗi cho những người phụ trách giải quyết các nhiệm vụ trước mắt - những người đổ vỏ.
Dưới đây là 5 cạm bẫy phổ biến mà mọi người thường mắc phải trong khi đàm phán hợp đồng.
1. Điều khoản không rõ ràng và dự án không xác định
Các bên liên quan có xu hướng bị lạc giữa cuộc đàm phán và đánh mất những mục tiêu họ đã đặt ra do sự chuẩn bị không đầy đủ. Điều này làm cho mọi thứ không rõ ràng trên bàn đàm phán, sau đó dẫn đến việc một trong hai bên ra về và không vui vào cuối ngày. Hoặc thậm chí tệ hơn, các điều khoản và điều kiện nửa vời sẽ đi vào hợp đồng, tạo ra rắc rối sau này.
Lập kế hoạch hiệu quả là công cụ quan trọng nhất mà bạn có thể sử dụng trên bàn đàm phán. Thông thường, khi vội vàng kết thúc mọi việc, mọi người xem nhẹ giai đoạn chuẩn bị và nhận thấy mình không có kế hoạch dự phòng và chiến lược dự phòng trong khi đàm phán.
Điều quan trọng là phải xác định rõ phạm vi đàm phán trước khi bạn bắt đầu đàm phán. Quá nhiều đối tác chỉ muốn có giá cho dịch vụ của công ty bạn mà không xác định chi tiết cụ thể về yêu cầu của họ đối với dự án. Đừng rơi vào cái bẫy đó. Bạn và đối tác của bạn không nên bắt đầu thương lượng trừ khi bạn đã làm rõ một phạm vi được chỉ định rõ ràng phản ánh các chi tiết và thách thức của dự án/mối hợp tác.
Bạn có thể làm gì để tránh cạm bẫy này:
Việc chuẩn bị chính là chìa khóa. Với tư cách là người dẫn dắt cuộc đàm phán, bạn phải bắt đầu thực hiện mọi công việc chuẩn bị và đảm bảo rằng bạn có sự rõ ràng tuyệt đối về phạm vi dự án, chi phí và tỷ suất lợi nhuận của bạn, mức giá, các nhượng bộ, điều khoản thanh toán và tất cả các điều khoản thương mại khác.
Bước tiếp theo là truyền đạt những ý định này và đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu chính xác mục tiêu giao kết của nhau.
a) Xem xét Hợp đồng
Nếu chuẩn bị đàm phán hợp đồng, bạn cần hiểu kỹ về tài liệu và từng điều khoản. Tôi giả định rằng trước khi thương lượng diễn ra, bạn đã thực hiện một số sửa đổi bản thảo hợp đồng của mình và phía bên kia sẽ cần có thời gian để xem xét các thay đổi mà bạn đang đề xuất.
Kiến thức, sự hiểu biết và sự chuẩn bị của bạn về mục tiêu và yêu cầu của phía bên kia, và mức độ thương lượng mà bạn thực sự mang lại, cuối cùng sẽ quyết định kết quả của cuộc thương lượng.
b) Xác định mục tiêu của bạn
Để thương lượng hiệu quả, bạn phải chắc chắn hoàn toàn về mục tiêu của công ty bạn là gì và tại sao. Như bạn đã biết, một cuộc đàm phán hợp đồng thường chỉ có một hoặc hai mục tiêu chính và phần còn lại là những vấn đề phụ.
Trong mọi trường hợp, bạn nên đưa vào với một danh sách đầy đủ các mục tiêu và yêu cầu của công ty.
Tuy nhiên, hãy làm rõ những yêu cầu nào trong số những yêu cầu bạn có thể hy sinh và những yêu cầu nào nhất thiết phải đạt được. Đây là trọng tâm của quá trình đàm phán của bạn.
c) Xác định lợi ích của công ty bạn
Các cuộc đàm phán thành công tập trung vào lợi ích của cả hai bên, thay vì chỉ tập trung vào việc đạt được vị thế. Các lợi ích của công ty bạn là tất cả những mối quan tâm hoặc nhu cầu, những yếu tố sẽ thúc đẩy công ty bạn đạt được một vị thế nhất định trong một cuộc đàm phán.
d) Thiết lập các giải pháp thay thế của công ty bạn
Không phải tất cả các cuộc đàm phán đều thành công và bạn cần phải lập kế hoạch cho kết quả có thể xảy ra này. Xem xét tất cả các lựa chọn thay thế và các lựa chọn khả thi bất kể công ty bạn hay phía bên kia đang có vị thế như thế nào.
e) Phân tích các mục tiêu và hành vi của bên kia để biết họ muốn gì
Để có thể xử lý thuần thục một cuộc đàm phán, bạn phải nhìn thấu đối phương. Một khi bạn có thể nhìn thấy hợp đồng thông qua đôi mắt của họ, ngôn ngữ cơ thể của họ, cách họ tương tác trong quá trình, điều đó sẽ tạo ra một thế giới khác biệt về hiệu quả đàm phán của bạn.
2. Sự nhận thức là thực tế
Đàm phán thường thiên về nhận thức. Mọi người hành động dựa trên những gì họ cho là đúng.
Các cuộc đàm phán hợp đồng cũng diễn ra theo cách tương tự. Các cuộc đàm phán là giữa các cá nhân. Bất kể họ đại diện cho ai, tất cả đều phụ thuộc vào một cá nhân ngồi đối diện với bạn. Thông thường, các nhà đàm phán có xu hướng quên điều đó và do đó không thích ứng được.
Bạn có thể làm gì để tránh cạm bẫy này:
Bạn phải có khả năng tạo ra giá trị nhận thức về bạn, công ty và sản phẩm của bạn trong tâm trí của những người mà bạn đang đàm phán. Chỉ ra giá trị và lợi ích của việc thực hiện những gì bạn đang đề xuất.
Giáo dục người khác về điều này là một kỹ năng đàm phán quan trọng. So sánh lợi ích và đánh giá đòn bẩy cho phù hợp.
a) Nhận thức đầy đủ về giá trị của bạn cũng như giá trị mà công ty bạn mang lại
b) Thông tin là chìa khóa. Bạn có biết rõ rủi ro và lợi ích cho cả hai bên không? Bây giờ bạn có thể bắt đầu xác định nhận thức đúng đắn mà phù hợp với công ty bạn.
c) Sẵn sàng bằng các bằng chứng bất cứ khi nào có thể để minh chứng cho các tuyên bố của bạn. Đây là lý do tại sao chuẩn bị là chìa khóa.
d) Hãy chính xác với các điều khoản của bạn và để cho phía bên kia nói. Nhưng đừng để bị lạc đi xa khỏi cuộc thảo luận bạn đã dự định.
e) Mở rộng các vấn đề trong một cuộc đàm phán.
Điều bắt buộc là phải đảm bảo rằng bạn xuất phát từ một vị thế quyền lực và có đòn bẩy thích hợp. Đừng bao giờ để một cuộc đàm phán thu hẹp vào một vấn đề duy nhất. Bất kỳ cuộc thương lượng nào tập trung vào một vấn đề sẽ trở thành một cuộc đối đầu hơn là một cuộc thương lượng. Chúng có xu hướng liên quan đến những cảm xúc mạnh tiêu cực và không có chỗ cho sự nhượng bộ của các bên. Luôn tạo ra nhiều lựa chọn để tạo ra những cơ hội thương lượng.
3. Thái độ đối đầu
Sự tôn trọng là một phần thiết yếu của hoạt động kinh doanh. Một phần chính của các cuộc đàm phán nằm ở cách mọi người thể hiện bản thân.
Điều quan trọng là bất kỳ ai khác mà bạn đang đàm phán cũng phải tôn trọng bạn. Đối tác và nhà cung cấp đều phải có niềm tin vào bạn.
Ấn tượng bạn để lại sau một cuộc thương lượng có thể để lại ấn tượng lâu dài, có thể ảnh hưởng đến mọi thứ, từ các cuộc thương lượng trong tương lai đến danh tiếng của bạn trong ngành của bạn.
Đây là nơi mà rất nhiều người không hành động vì lợi ích lâu dài. Họ có xu hướng tham gia vào các cuộc đàm phán mà không có sự khéo léo cần thiết và cuộc đàm phán cuối cùng rơi vào tình trạng bết bát hoặc dẫn đến những điều khoản không tốt cho một bên, hoặc hoàn toàn thất bại trong thỏa thuận.
Điều này có thể dẫn đến những rắc rối trong suốt quá trình đàm phán.
Bạn có thể làm gì để tránh cạm bẫy này:
Thay vì trở thành rào cản, hãy công bằng, hợp lý và hành động vì lợi ích chung của tất cả các bên một cách đáng tin cậy. Khả năng đàm phán tốt và công bằng của bạn sẽ khiến mọi người muốn quay lại làm việc với bạn.
Tuy nhiên, hãy sẵn sàng thích nghi theo từng cá nhân vì điều đó sẽ đưa bạn tiến xa hơn rất nhiều.
a) Đàm phán đối đầu
Tránh nó bằng mọi giá. Tìm điểm chung với đối phương. Bạn phải học cách hình dung đàm phán như một cuộc tìm kiếm các giải pháp rõ ràng có thể chấp nhận được cho các vấn đề. Luôn cố gắng nhìn mọi thứ từ góc độ bên kia. Tất cả các cuộc đối đầu đều làm leo thang xung đột và cuối cùng, có thể chia cắt các bên. Hãy coi một cuộc đàm phán là cùng giải quyết vấn đề.
b) Mối quan hệ lâu dài
Thương lượng một cách cứng rắn thường là một cách tốt để đạt được một thỏa thuận có lợi, nhưng nếu bạn cứ khăng khăng làm như vậy và thúc ép đối phương, điều đó có thể làm hỏng mối quan hệ công việc giữa các bên.
Bất cứ khi nào mọi người bị ép vào chân tường đối với những thỏa thuận không thể thực hiện được, họ sẽ dành tất cả nguồn lực của mình để cố gắng thoát ra khỏi nó. Là một người chịu trách nhiệm về sự hài lòng của công ty/đối tác của bạn, bạn có thể bị coi là thất bại trong tình huống này, ngay cả khi bạn có được một hợp đồng đã ký.
Vì vậy, hãy chú ý xây dựng một mối quan hệ lâu dài và tạo thêm giá trị cho nó.
4. Nhượng bộ vô điều kiện
Khi bên kia yêu cầu bạn cho họ một cái gì đó, hãy yêu cầu một cái gì đó đáp lại.
Ví dụ, hãy hỏi "Nếu tôi làm điều này cho bạn, bạn có thể làm gì cho tôi?". Nhượng bộ thương mại là một thực tế được mong đợi và chấp nhận trong đàm phán.
Mọi người thường coi một nhượng bộ có giá trị hơn khi họ phải trả một cái gì đó để có được nó. Sử dụng sự nhượng bộ từ bên kia để tăng giá trị của những gì bạn đang đáp ứng cho họ.
Bạn có thể làm gì để tránh cạm bẫy này:
Thương lượng xuất phát từ quyền lợi, không phải vị thế. Một vấn đề phổ biến trong đàm phán là quyết định điều kiện nào bạn sẽ chấp nhận hoặc sẽ không chấp nhận trước khi thực hiện.
Xác định lợi ích và nhu cầu thực sự đằng sau các vị thế và tìm kiếm các cách khác để thỏa mãn những nhu cầu đó của các bên.
Là một người đàm phán, hãy lắng nghe để tìm hiểu về kỳ vọng và nhu cầu của đối phương. Hãy thực sự lắng nghe những gì đối phương đang cố gắng cho bạn thấy.
Khám phá lý do tại sao người đó muốn những gì bên họ đang yêu cầu và điều đó sẽ giúp ích gì cho họ nếu họ nhận được.
a) Tìm cách trao đổi những thứ có giá trị thấp với mình nhưng lại có giá trị cao cho đối phương với những thứ có giá trị thấp đối với họ, nhưng được bạn đánh giá cao.
b) Hãy lưu ý đến mọi vấn đề về lòng tự trọng cá nhân vì chúng có thể xuất hiện trong một cuộc thương lượng. Chuẩn bị trước cho các tình huống như vậy để cuối cùng bạn không làm tổn hại đến lợi ích của bạn hoặc đối tác của bạn.
5. Sẵn sàng rời đi
Nếu bạn phải thực hiện một thỏa thuận bằng mọi giá, bạn không phải là người thương lượng nữa.
Nhiều nhà quản lý, mặc dù rất giỏi trong việc thuyết phục nhưng lại không nhìn thấy thời điểm thích hợp để nhảy vào hoặc rút khỏi một thỏa thuận. Điều này dẫn đến xích mích không đáng có.
Nhiều khi, các nhà quản lý vội vàng muốn hoàn thành các điều khoản hợp đồng, không để ý đến các khoản nợ kèm theo và cuối cùng là rủi ro cho bản thân và công ty của họ về lâu dài.
Cuối cùng, mục tiêu của một cuộc đàm phán là để đạt được thỏa thuận tốt nhất có thể cho bạn và công ty của bạn. Và để làm như vậy, bạn phải cởi mở, tỉnh táo để tránh khỏi một giao dịch tồi tệ.
Bạn có thể làm gì:
Nếu bạn không thể đạt được một thỏa thuận công bằng cho tất cả các bên liên quan, thì việc rời khỏi cuộc đàm phán có thể là lựa chọn tốt nhất.
Chúng tôi hiểu rằng các cuộc đàm phán hợp đồng nói chung rất khó khăn, mất nhiều thời gian và có thể dẫn đến thúc đẩy hoặc phá vỡ một dự án hoặc một mối hợp tác. Bạn nên nhớ rằng thông thường, mọi thứ đều có thể thương lượng được, nhưng các công ty lớn hơn lại hầu như luôn có ưu thế.
Nếu bạn là nhà quản lý hoặc nhà đàm phán cho một công ty lớn hơn, bạn sẽ có thể giải quyết được rất nhiều thứ. Bạn sẽ tìm thấy các nhà cung cấp sẵn sàng nhượng bộ để làm hài lòng bạn, đáp ứng nhu cầu của bạn chỉ để có được sự hợp tác với doanh nghiệp của bạn. Mặt khác, nếu bạn tình cờ làm việc trong một công ty nhỏ hơn hoặc một công ty khởi nghiệp, bạn sẽ phải đối mặt với điều tồi tệ hơn nhiều. Làm việc với các đối tác lớn thường đồng nghĩa với việc đạt được những thỏa thuận một cách khó khăn. Dù sao thì, nếu bạn muốn làm điều tốt nhất cho công ty của mình, thương lượng là chìa khóa.
Tham khảo chương trình đào tạo
Kỹ năng hợp đồng chuyên sâu tại
LETO Academy để tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng đàm phán hợp đồng
(Tải Brochure khóa học ngay dưới bài viết này).
---Trần Kiên - Luật sư điều hành---
Bài viết liên quan:
Tham khảo:
----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Địa chỉ: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
🌎Website:
https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A
#Analytics #Operation #Transformation
#RiskManagement #Compliance #LegalHR
