Nhìn nhanh qua các trang tuyển dụng cho thấy rằng vai trò của CM (Contract Manager) bao gồm nhiều chức danh khác nhau, chẳng hạn như:
- Senior Contract Manager
- Contract Administration Manager
- Sourcing & Contracting Manager
- Contract & Negotiations Manager
- Chuyên viên quản lý hợp đồng
Các trách nhiệm liên quan thường bao gồm:
- Soạn thảo, đánh giá, đàm phán và thực hiện các thỏa thuận.
- Phát triển mối quan hệ làm việc tốt với các nhà cung cấp, đối tác chiến lược, liên minh và các bên thứ ba khác - liên quan đến các vấn đề hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng - như trong việc lưu trữ hồ sơ đối với các tài liệu và vấn đề liên quan đến thỏa thuận.
- Giải quyết vấn đề nội bộ và bên ngoài và quản lý rủi ro.
- Hoàn thành các lần đóng, chấm dứt, gia hạn, điều chỉnh và gia hạn thỏa thuận.
Truyền đạt thỏa thuận cho tất cả các bên liên quan của tổ chức. Kỹ lưỡng và tập trung vào chi tiết là một trong những kỹ năng quản lý hợp đồng quan trọng nhất.
NHƯ VẬY, ĐIỀU QUAN TRỌNG LÀ MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CÓ ĐƯỢC 7 KỸ NĂNG SAU ĐÂY:
1. HỢP TÁC
Rõ ràng là người quản lý hợp đồng phải làm việc với nhiều nhóm cá nhân khác nhau, bao gồm cả bên trong tổ chức và bên ngoài tổ chức. Các hợp đồng liên quan đến nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, và cuộc chơi kép ở đây là nhu cầu cộng tác với các mối liên hệ nội bộ cũng như bên ngoài.
Giờ đây, CM thường phải làm việc với các chuyên gia về nhiều chủ đề để hiểu và tập trung vào một số chi tiết nhất định. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, họ phải làm việc với các đối tác và các mối liên hệ bên ngoài để giải quyết các vấn đề, giám sát hiệu suất hoặc đề xuất các điều chỉnh đối với thỏa thuận.
2. BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC KINH DOANH
Về vấn đề này, luôn tốt nếu có một cơ sở liên hệ rộng rãi trong tổ chức của bạn. Một người quản lý hợp đồng giỏi chắc chắn sẽ biết về công việc kinh doanh của tổ chức họ, nhưng cũng sẽ biết phải làm việc với ai để có chuyên môn về chức năng hoặc lĩnh vực nhất định có liên quan đến hợp đồng. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và mạng lưới quan hệ công việc bền chặt là rất quan trọng.
Ngoài việc hiểu biết về doanh nghiệp - họ cũng cần các yếu tố đặc tính hợp đồng của lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Họ phải:
- Cập nhật liên tục về các biến thể của thỏa thuận trong ngành;
- Cập nhật các thay đổi đối với các điều khoản tiêu chuẩn;
- Biết về các điều chỉnh từ ngữ/thuật ngữ được chấp nhận;
- Cập nhật các thay đổi đối với các mẫu hợp đồng;
- Hiểu quản lý rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ.
3. CÔNG NGHỆ & ĐỔI MỚI
Chúng ta không còn ở trong thời đại lạc hậu đơn sơ nữa. Vì vậy, thời đại của các quy trình thủ công, các thỏa thuận được lưu trữ dưới dạng giấy trong tủ hồ sơ đã qua. Các doanh nghiệp đang bước vào thời đại chuyển đổi kỹ thuật số. Lĩnh vực hợp đồng cũng đang bắt đầu được áp dụng các công nghệ mới quan trọng như quản lý vòng đời hợp đồng (Contract Lifecirle Management).
Người quản lý hợp đồng cũng cần có sự cập nhật đổi mới về công nghệ để gia tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, chúng ta cần biết về các quy trình và cách thức tốt hơn để quản lý các hợp đồng của mình. Tại LETO, chúng tôi tuy chưa phát triển phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng, nhưng đã xây dựng các hệ thống quản trị vòng đời hợp đồng thông qua Excel, tích hợp quản lý thông tin, vòng đời và rủi ro của Hợp đồng.
4. BẮT NHỊP VỚI CÁC THỎA THUẬN CỦA BẠN
Có thể cho rằng, bắt nhịp với các thỏa thuận của bạn - là một kỹ năng và năng lực quan trọng. Nó không phải là một quy trình hợp đồng một cách rõ ràng, cũng không phải là việc biết tất cả các điều khoản và điều kiện trong mọi hợp đồng. Đó là về việc hiểu những thay đổi trong chính sách nội bộ, điều khoản tiêu chuẩn và điều khoản quan trọng của riêng bạn. Điều quan trọng không kém là theo dõi các yếu tố bên ngoài, như các chính sách quản lý và sự thay đổi trong hệ thống pháp luật về hợp đồng. Kỹ lưỡng và tập trung vào chi tiết là một trong những kỹ năng quản lý hợp đồng quan trọng nhất.
Ngoài ra, đừng quên sự cần thiết phải hiểu các vấn đề về quản lý và quy định trong các ngành cụ thể. Điều này đặc biệt đúng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, chính phủ, bảo hiểm, tài chính và tài nguyên.
5. GIAO TIẾP & QUẢN LÝ DỰ ÁN
Sau khi thỏa thuận được ký kết, các bên liên quan cần biết về thương vụ. Tuy nhiên, tổ chức cũng cần biết về các kỳ vọng khác nhau của cả hai bên, nghĩa vụ, số liệu hiệu suất và bất kỳ vấn đề tuân thủ nào.
Kết hợp chặt chẽ với giao tiếp là các yếu tố quản lý dự án. Đương nhiên, điều đó bao gồm việc đảm bảo theo dõi các vấn đề, giám sát liên tục và đánh giá hiệu suất. Đối với nhiều ngành công nghiệp, đòi hỏi sự cộng tác và phối hợp của các nhóm chuyên môn khác nhau để đánh giá và xem xét kỹ lưỡng các sản phẩm được giao.
6. ĐÀM PHÁN
Đàm phán không chỉ diễn ra ở giai đoạn trước ký kết hợp đồng. Sau khi thỏa thuận được ký kết, sẽ có những thay đổi, chỉnh sửa và điều chỉnh cần thiết khi các hành động bắt đầu diễn ra. Đơn giản là bạn không thể nào hình dung được ra mọi bối cảnh có thể xảy ra cho đến khi chúng thực sự xảy ra. Do đó, vai trò của bạn là phải thương lượng với cả bên trong và bên ngoài, để thực hiện các thay đổi hợp lý hoặc tìm ra các lựa chọn thay thế. Đương nhiên, đàm phán quan hệ chặt chẽ với quản lý rủi ro và hợp tác.
Đọc thêm: 11 chiến thuật đàm phán hợp đồng
7. CHÚ Ý ĐẾN CHI TIẾT
Một người quản lý hợp đồng phải để ý và giỏi các chi tiết như việc bỏ sót dấu câu ở cuối câu hoặc một từ bị bỏ sót. Cách diễn đạt không chính xác cũng có thể thay đổi hoàn toàn ý nghĩa của điều khoản hoặc điều kiện quan trọng.
Trong số các kỹ năng của người quản lý hợp đồng, tập trung kỹ lưỡng vào chi tiết thậm chí có thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Cách tốt nhất để rèn luyện kỹ năng này là thực hành, hiểu tầm quan trọng của vai trò quan trọng này và luôn cảnh giác. Để biết thêm về điều này, hãy chờ đón bài viết của chúng tôi về Các nguyên tắc cơ bản về quản lý hợp đồng.
---Trần Kiên - Luật sư điều hành LETO---
Để có thêm kỹ năng về Hợp đồng, bạn tham khảo thêm:
----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Địa chỉ: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
🌎Website:
https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A
#Analytics #Operation #Transformation
#RiskManagement #Compliance #LegalHR
.png)
