Rà soát hợp đồng và đàm phán là một nhiệm vụ quản lý rủi ro quan trọng, nhưng đôi khi chúng ta phải chấp nhận các điều khoản mà chúng ta không thích vì lý do nào đó, có thể là:
Do khách hàng/đối tác của bạn từ chối thực hiện các thay đổi tại hợp đồng do họ đã tự ấn định hình thức thỏa thuận và biểu mẫu hợp đồng của họ;
Do dự án rất quan trọng đối với công ty của bạn và nhóm điều hành của bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro;
…
Dù đó là gì, việc thiếu đầu vào từ bộ phận quản lý rủi ro hoặc quy trình xem xét hợp đồng không bao giờ nên là lý do công ty của bạn chấp nhận các điều khoản không có lợi và điều kiện kém trong hợp đồng.
Khi có sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, các quy định trong hợp đồng về phạm vi dịch vụ rõ ràng và hợp lý, bao gồm cả lịch trình/quy trình thực hiện, giá cả và phương thức thanh toán, là điều đầu tiên bảo vệ công ty của bạn. Trong những vấn đề như vậy, bộ phận quản lý rủi ro phải thuận theo chuyên môn của đội ngũ vận hành. Nhưng phần còn lại của hợp đồng cuối cùng là về chuyển giao và giảm thiểu rủi ro, có nghĩa là cả đội quản lý rủi ro và vận hành cần phải hiểu làm thế nào các điều khoản trong hợp đồng có thể tăng hoặc giảm rủi ro cho công ty. Do đó, điều quan trọng là nhóm điều hành của bạn phải phối hợp với bạn trước, trong và sau khi đàm phán hợp đồng để thảo luận về quản lý rủi ro và giảm thiểu rủi ro.
Luật sư Trần Kiên - Chuyên gia cố vấn Doanh nghiệp
08 bước sau đây có thể hỗ trợ các Nhà quản lý rủi ro/các Chuyên viên pháp chế/Doanh chủ trong việc xem xét và đàm phán hợp đồng:
Bước 1: Đánh giá phạm vi/thông tin mang tính kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ:
Xem xét liệu phạm vi dịch vụ/sản phẩm dự kiến có nằm trong chuyên môn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn sản phẩm của công ty bạn để đảm bảo Doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp, cho dù là nội bộ hoặc thông qua hợp đồng thầu phụ cho bên thứ ba. Nhóm của bạn cũng sẽ cần xem lại phạm vi để đảm bảo nó hợp lý, rõ ràng và được xác định đầy đủ. Ngoài ra, Doanh nghiệp của bạn phải có đầu vào về sản phẩm/hàng hóa/công cụ dụng cụ hoặc nguyên vật liệu hình thành sản phẩm/dịch vụ, bất kể nó có được đề cập đến trong Hợp đồng hay không. Bên cạnh đó, Bạn cũng cần chắc chắn về những phần nội dung không được khái niệm hay đề cập rõ ràng (Khu vực màu xám của hợp đồng – Grey Areas).
Ví dụ: nếu nó bao gồm tất cả yêu cầu “suy luận một cách hợp lý các vấn đề” cho đề xuất, hoặc những nội dung mang tính chung chung không xác định rõ, thì điều đó có thể bao gồm các nhiệm vụ/trách nhiệm mà nhóm của bạn không lường trước được khi thực hiện. Nếu các Grey Areas tồn tại, nhóm hoạt động của bạn có thể yêu cầu làm rõ từ khách hàng.
Bước 2: Xem lại lịch trình thực hiện:
Đánh giá xem tiến độ dự án có hợp lý không. Nếu nhóm của bạn bị chậm trễ trong việc hoàn thành các dịch vụ, hợp đồng có gây ra các thiệt hại không? Hiểu những mối quan tâm như vậy sẽ giúp bạn xây dựng lịch trình và ngôn ngữ hợp đồng hợp lý nhất có thể để giải quyết bất kỳ rủi ro dự án duy nhất nào.
Bước 3: Xem lại giá cả và điều khoản thanh toán:
Hiểu được khách hàng của bạn là khách hàng cuối hay ở đâu đó ở giữa sẽ ảnh hưởng đến các cuộc đàm phán thanh toán. Công ty của bạn có thể chọn cấu trúc giá và khung thời gian thanh toán mong muốn không? Nếu không, nhóm của bạn có thể đi đến một thỏa thuận chấp nhận được không?
Bước 4: Thảo luận về vị trí dự án và rủi ro xuất phát từ việc cung cấp dịch vụ tại đó:
Công cụ quản lý nội bộ hoặc nhà cung cấp bên thứ ba có thể cung cấp nghiên cứu cập nhật về các điểm tiềm ẩn rủi ro và lời khuyên thực tế về các rủi ro, đặc biệt nếu công ty của bạn đang làm việc ở nước ngoài. Bộ phận CNTT hoặc bộ phận bảo mật cũng có thể tư vấn về mọi rủi ro hoặc thách thức liên quan đến làm việc tại một địa điểm cụ thể.
Bước 5: Đánh giá khách hàng của bạn:
Nhưng đơn vị/Bạn hàng cùng ngành của bạn có đánh giá khách hàng bạn đang chuẩn bị hợp tác là sòng phẳng/kinh doanh văn minh không? Ngoài kiến thức ngành của riêng bạn, công ty của bạn có thể sử dụng bên thứ ba để nghiên cứu lịch sử khách hàng. Nếu một khách hàng có uy tín đối xử với các đối tác một cách khắc nghiệt, chắc chắn rằng một bên nào đó trong ngành của bạn sẽ biết về điều đó và sẽ chia sẻ kiến thức của họ nếu bạn hỏi.
Nhóm của bạn nên đánh giá xem dự án có phải là thứ mà khách hàng của bạn thường xử lý hay đó là khu vực hoặc thị trường mới. Bạn cũng phải quyết định xem công ty của bạn có sẵn sàng làm việc với khách hàng, bên mà có thể khiến công ty của bạn phải làm lại hoặc xuất hiện rủi ro từ chối thanh toán theo các điều khoản của hợp đồng hay nói chung là khó chịu khi làm việc.
Bước 6: Xem lại hợp đồng cho các điều khoản quy định bắt buộc cho công ty của bạn:
Các điều khoản bắt buộc là những điều khoản và điều kiện hợp đồng mà công ty của bạn phải tuân thủ có thể xem là việc đặc biệt quan trọng khi xem xét và đàm phán hợp đồng. Tùy thuộc vào khách hàng và tính chất công việc, các điều khoản này có thể bao gồm:
Phạm vi, lịch trình/quy trình và giá cả:
Đảm bảo phạm vi đề xuất, lịch trình, giá cả và điều khoản thanh toán được chấp nhận. Trách nhiệm thuộc về Doanh nghiệp của bạn rất quan trọng để đánh giá xem có cần làm rõ hoặc thay đổi gì không.
Tiêu chuẩn chăm sóc/bảo hành:
Xem lại tiêu chuẩn chăm sóc/bảo hành để đảm bảo rằng nó hợp lý. Nếu công ty của bạn thực hiện các dịch vụ chuyên nghiệp, chúng không thể được bảo hành, vì điều này thể hiện vấn đề bảo hiểm. Khách hàng cũng thường yêu cầu các dịch vụ được thực hiện theo mức độ chăm sóc cao nhất. Hãy xem xét liệu chế độ bảo hành/chăm sóc của công ty bạn có đáp ứng yêu cầu cao hơn tiêu chuẩn chăm sóc bình thường của ngành hay không. Câu trả lời thường là “không” hoặc “có thể là không”, nếu khách hàng của bạn yêu cầu bạn chấp nhận tiêu chuẩn chăm sóc cao hơn. Doanh nghiệp của bạn cần hiểu rằng rủi ro gia tăng ở chính những điểm này khi thực hiện dự án hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
Loại trừ các hậu quả thiệt hại:
Việc loại trừ các hậu quả thiệt hại sẽ làm tăng khả năng bảo hiểm của công ty bạn đáp ứng yêu cầu bồi thường. Nó cũng làm tăng khả năng khách hàng của bạn sẽ phối hợp làm việc với bạn để giảm thiểu thiệt hại.
Điều khoản bồi thường:
Cả công ty của bạn và khách hàng của bạn nên/cần phải bồi thường cho nhau vì sơ suất hoặc lỗi của hai bên. Doanh nghiệp của bạn nên xem xét khả năng khách hàng sẽ cư xử cẩu thả và gây thiệt hại cho công ty của bạn như thế nào.
Công ty của bạn có thể có các điều khoản hợp đồng bổ sung được coi là quan trọng để thực hiện dự án thành công. Là người quản lý rủi ro, bạn nên có mối quan hệ với các Bộ phận chuyên môn và Nhóm pháp lý của mình, cho phép bạn hiểu được những điểm đó là gì và công ty của bạn muốn như thế nào với chúng. Hãy ghi nhớ mức độ khó khăn của của các trường hợp đã ký kết trước đó nếu không được thực hiện các điều khoản này. Khi nào công ty sẽ sẵn sàng từ chối hợp tác vì một điều khoản bắt buộc không được ghi nhận vào trong hợp đồng?
Bước 7: Review lại các Điều khoản “tốt đẹp”
Điều khoản “tốt đẹp” là các điều khoản mang tính cứu vớt hoặc giải quyết tình huống xấu có thể xảy ra, giúp Doanh nghiệp của bạn quản lý rủi ro nhưng không bắt buộc, chẳng hạn như thông báo lỗi hoặc cơ hội để khắc phục. Doanh nghiệp của bạn nên xem xét liệu khách hàng sẽ làm việc với bạn để giải quyết và sửa chữa bất kỳ sai lầm nào bạn mắc phải trong quá trình thực hiện dự án hay không?
Nhiều hợp đồng khách hàng không cung cấp cho bạn cơ hội đình chỉ dịch vụ hoặc chấm dứt thỏa thuận nếu khách hàng của bạn vi phạm. Nhóm của bạn nên xem xét khả năng khách hàng của bạn sẽ vi phạm thỏa thuận theo một cách nào đó, và nếu có, bạn sẽ muốn phản hồi như thế nào.
Bước 8: Xem xét các điều khoản rủi ro tăng cao:
Một số điều khoản hợp đồng có thể làm tăng rủi ro cho công ty của bạn. Ví dụ, bảo đảm hiệu suất hoặc tỷ giá quy đổi thanh toán. Nếu khách hàng của bạn yêu cầu, bạn có chắc rằng họ đã thực sự hiểu bản chất của dịch vụ của bạn không khi đưa ra các yêu cầu đó? Nếu bạn đồng ý đưa vào hợp đồng và công ty của bạn không thể đáp ứng, bạn có vi phạm hợp đồng không?
Một mối quan tâm tiềm năng khác là rủi ro thiệt hại thanh lý, thường liên quan đến các vấn đề quy trình thanh lý và thời điểm thanh toán. Nếu Doanh nghiệp của bạn bị chậm trễ trong việc cung cấp một sản phẩm giao cho khách hàng, công ty của bạn có sẵn sàng chịu được các thiệt hại thanh lý tiềm năng để được thanh toán cho đến khi sự chậm trễ được khắc phục không?
Đối với hầu hết các phần, các rủi ro mà nhóm của bạn xác định trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ không hề định vị Doanh nghiệp bạn là những người không muốn hợp tác hay phá vỡ thỏa thuận. Bộ phận quản lý rủi ro sẽ mang lại giá trị lớn cho quá trình đàm phán và đàm phán hợp đồng trên cơ sở đã làm việc với bộ phận vận hành/thực hiện hợp đồng để xác định và giảm thiểu rủi ro.
Trong trường hợp bạn gặp vướng mắc trong quá trình xem xét một giao dịch hoặc soạn thảo/hiệu chỉnh hợp đồng, bạn có thể liên hệ tới LETO để nhận được sự giúp đỡ!
Nếu bạn chưa tự tin về năng lực Hợp đồng của mình, có thể tham khảo chương trình huấn luyện Kỹ năng Hợp đồng trong Doanh nghiệp tại LETO tại đây!
