11 chiến thuật đàm phán hợp đồng

Thông thường, trước khi một hợp đồng hoặc một thỏa thuận kinh doanh được ký kết, nó cần phải đi qua giai đoạn thương lượng/đàm phán. 
Việc đàm phán này có thể diễn ra thông qua thảo luận trước tiếp, cũng có thế qua các phần mềm họp trực tuyến, qua email, qua cuộc gọi điện thoại,… với bản chất là việc các bên của thỏa thuận đưa ra các chi tiết của Hợp đồng. Nếu bạn là một nhân sự pháp chế hoặc một người phụ trách đàm phán hợp đồng của Doanh nghiệp, có một số chiến lược đàm phán mà bạn thực sự nên biết.
Khi nhắc đến các chiến thuật, tôi không hề có ý đề cập đến các tiểu xảo mà trên thực tế, có thể có bên sử dụng trong đàm phán hợp đồng, như là pha cafe với một chút bột ngọt mời đối tác trước khi bắt đầu đàm phán khiến họ trở nên không minh mẫn, hoặc tạo ra một chủ thể thứ ba giả tạo khăng khăng đòi mua sản phẩm của bạn để tăng giá sản phẩm hoặc giúp cho bạn dễ dàng áp dụng một số biện pháp nhượng bộ mà không lo bị chèn ép hoặc lấn tới.

Trên thực tế, có nhiều cuộc đàm phán đã không có hồi kết hoặc không có một cái kết như ý do các bên đã tiếp cận và thực hiện nó theo cách dồn tất cả các yêu sách lại để đàm phán với mục đích “tất cả hoặc không gì cả”. Nhưng, để hiệu quả, cách tốt nhất lại là chia cuộc đàm phán ra nhiều phần và đạt thỏa thuận lần lượt ở từng phần riêng biệt. Điều này làm cho cả hai bên giảm áp lực đàm phán, thay vì cảm giác đối diện với một cuộc chiến lớn, thì các bên đều cảm thấy dễ dàng đối diện với các thỏa thuận để xem xét, cân nhắc và ra quyết định.

 Cách tiếp cận này nhấn mạnh rằng các yêu cầu của một bên chỉ đơn giản là phù hợp với tiêu chuẩn ngành hoặc giá thị trường hiện tại, không có những đòi hỏi vượt ngưỡng kiểu “quá đáng”. Chiến lược này giúp bạn giảm bớt việc phải chứng minh sự hợp lý cho các các điều khoản mà mình yêu cầu và dành nhiều thời gian cũng như vị thế để cân nhắc các điều khoản/yêu sách của đối phương. Nếu bạn nhấn mạnh rằng bạn chỉ yêu cầu các điều khoản thỏa thuận tiêu chuẩn, gánh nặng thuyết phục sẽ chuyển sang bên kia để thuyết phục bạn chấp nhận cho những yêu cầu/mong muốn của phía bên kia. Bên cạnh đó, theo đúng quy luật CHO - NHẬN. Hãy nhớ rằng trong đàm phán một giao dịch, muốn nhận được một điều, cần phải cho đi một điều. Muốn nhận thứ mình muốn, hãy cho đi thứ đối  phương cần. Nếu bạn muốn trở thành một nhà đàm phán hợp đồng chuyên nghiệp và hiệu quả, hãy bỏ ngay suy nghĩ: “Đàm phán hợp đồng là làm sao lấy được phấn lớn lợi ích cho bên mình”.

Với cách tiếp cận này, các bên tham gia đàm phán đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là đạt được thỏa thuận. Và để như vậy, các bên cần loại bỏ yếu tố cảm xúc của người đàm phán, nhìn xa hơn sự thể hiện hiện tại của đối phương để xem ai hay điều gì sẽ là mối quan tâm hoặc ảnh hưởng đến các quyết định của mỗi bên. Từ đó, người đàm phán có thể đưa ra các options cho đối phương lựa chọn, điều hướng họ lựa chọn option mà cả họ và ta đều muốn họ lựa chọn, tương tự đòn tung “chim mồi” trong bán hàng. Biện pháp này cũng loại bỏ các xung đột trong đàm phán bằng các nguyên tắc khách quan và sự thể hiện công bằng.

Kiểm soát địa điểm, thời gian, chủ đề và tốc độ đàm phán là yếu tố có thể tạo ra lợi thế. Bằng cách kiểm soát các cuộc đàm phán, bạn có thể quyết định chủ đề nào sẽ được thảo luận và theo thứ tự nào. Thậm chí, đôi khi, các bên sử dụng cách tiếp cận thụ động để kiểm soát - ví dụ, chủ động đề nghị bên đối tác nêu ra các quan điểm trước khi mọi thứ diễn ra, hoặc chủ động là người tóm tắt lại vấn đề và tình trạng thảo luận. Bất kể cuộc đàm phán đã, đang hoặc sẽ diễn ra như thế nào, bên đặt ra các vấn đề thường có quyền kiểm soát nhiều hơn về cách giải quyết các vấn đề đó.

Các bên đàm phán hợp đồng thường tập trung vào doanh thu và rủi ro. Nhưng rõ ràng, một số doanh thu và rủi ro đôi khi lại không quan trọng hơn những mục tiêu khác. Khi bạn đàm phán, bạn cần biết ưu tiên hàng đầu của mình/bên mình là gì - Nó có thể là cơ hội kinh doanh, có thể là tạo ra một giao dịch mồi cho một giao dịch khác lớn hơn,… Điều này sẽ giúp bạn tập trung và tránh bị sa lầy vào những vấn đề tưởng là quan trọng nhưng thực ra lại không quan trọng với bạn.

Hãy chắc chắn rằng phía bên kia tham gia một cuộc đàm phán mà họ có cảm giác rằng họ đã/sẽ đạt được một thỏa thuận tốt. Những lời đề nghị bạn đưa ra phải luôn để trống các khoảng dung sai giúp bạn có thể tạo ra những nhượng bộ chấp nhận được cho phía bên kia. Bạn không nên bắt đầu đàm phán bằng cách tiết lộ điểm mấu chốt của mình (tức là mục tiêu chính xác của bạn). Thay vào đó, bạn sẽ tập trung khiến cho bên kia cảm thấy rằng họ đã giành được thứ gì đó - và thật tuyệt vời, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy rằng bên kia sẵn sàng cho đi nhiều hơn mức bạn sẵn sàng chấp nhận.

Nếu bên kia đang phản ứng cứng rắn về một số vấn đề nhất định, hãy hỏi tại sao. Các câu hỏi mở ra cuộc thảo luận để bạn có thể đi tiếp và dẫn dắt đối phương đến điều bạn muốn. Tranh luận thường chỉ khiến cho cánh cử đóng lại thôi!

Cách tiếp cận lạc quan này đòi hỏi bạn phải tìm cơ hội để nói: "Bạn nói đúng về điều đó" hoặc "Tôi đồng ý". Những điểm nhỏ này tạo ra sự đồng cảm và thái độ hợp tác ở đối phương. Đồng thời, nếu các cuộc đàm phán kéo dài thành nhiều lần họp, hãy cố gắng kết thúc từng cuộc một cách tích cực. 

“Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”
Các bên có nhiều thông tin thường có nhiều đòn bẩy hơn. Đôi khi, ngay cả thông tin cá nhân về các bên cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng của bạn để tạo ra bầu không khí hợp tác hơn. Ví dụ: chung sở thích, cùng chơi một môn thể thao, …

Sẽ đến một thời điểm, bạn cần chốt hạ “đồng ý” hoặc “không hợp tác” thay vì lao vào một cuộc đàm phán bị đối phương cố tình kéo dài khiến bạn mất tập trung và hao tốn nguồn lực. Chiến lược tốt nhất thường là bỏ đi khỏi các cuộc đàm phán. Nếu bên kia thực sự cần bạn, họ có thể đánh giá lại chiến thuật của mình và quay lại bàn. Nếu không, bạn có thể chuyển sang các cuộc đàm phán hiệu quả hơn với đối tác khác.

Những người đám phán tốt là những người đánh giá sự việc trên các thông tin khách quan mà không bị ảnh hưởng bởi yếu tố cảm xúc. Thích hoặc ghét người bạn đang thảo luận đàm phán/Cảm thấy khó chịu vì biểu hiện hoặc lời nói hoặc cách tương tác của đối phương đều là những thứ không nên có. Trong đàm phán, cũng không dùng những thuật ngữ thể hiện quan điểm cảm tính cá nhân như “tôi nghĩ là”, “theo tôi thì”, “tôi tin là”,… mà cần thay vào đó là đưa ra các luận điểm có căn cứ và có tính logic.