Hướng dẫn cơ bản về soạn thảo và rà soát hợp đồng

Nền tảng cho mọi quan hệ pháp luật giữa hai hay nhiều bên được xác lập trên cơ sở hợp đồng. Hợp đồng là một tài liệu bao gồm một tập hợp các điều khoản và điều khoản được đóng khung bởi các cá nhân, công ty và/hoặc pháp nhân khác quy định cụ thể mối quan hệ giữa các chủ thể đó trong tương lai. 

Soạn thảo hợp đồng là việc từng bước đưa các điều khoản và điều kiện cụ thể được thể hiện theo nhu cầu và mong muốn của các bên trong hợp đồng. Trong khi lập dự thảo, bên ta phải xem xét các vấn đề khác nhau bao gồm đối tượng của hợp đồng, hàng hóa được sản xuất, số lượng xem xét, bồi thường, giải quyết tranh chấp, v.v.

Nói một cách đơn giản, xem xét hợp đồng là việc phân tích kỹ lưỡng các điều khoản và điều kiện được ghi trong hợp đồng. Đó là một nỗ lực để hiểu từng điều khoản cùng với mục đích đằng sau việc quy định điều khoản đó. Mỗi bên có thể tự mình xem xét hợp đồng một cách kỹ lưỡng hoặc nhờ sự hỗ trợ chuyên nghiệp của các luật sư để thực hiện việc xem xét lại hợp đồng (Rà soát hợp đồng/Review Hợp đồng). Chúng ta phải ghi nhớ rằng việc xem xét hợp đồng có thể giải quyết được nhiều vấn đề ngay ở giai đoạn đầu, do đó tránh được những tổn thất hoặc rắc rối về lâu dài.

Tham khảo bài viết: Review hợp đồng - Tư duy để thành công

Sau khi hoàn thành một bản nháp, nó phải được xem xét lại. Tốt nhất, mỗi bên nên xem xét hợp đồng trước khi ký hợp đồng và thỏa thuận với các bên khác trong hợp đồng đó. Loại xem xét này có thể được gọi là xem xét trước hợp đồng; mặc dù xem xét sau hợp đồng là hoạt động mà chúng tôi thấy thường xuyên nhất trong kinh nghiệm của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập về một số lĩnh vực mà tất cả chúng ta phải xem xét khi soạn thảo và xem xét hợp đồng. Xin lưu ý rằng đây không phải là một nội dung mà hầu hết chúng tôi đã được dạy trong những năm của chúng tôi trong trường luật; đây là một kỹ năng mà nhiều bên trong chúng tôi đã phát triển qua nhiều năm kinh nghiệm. Vì vậy, mặc dù bài viết này chỉ mô tả ngắn gọn cách bên ta có thể soạn thảo và xem xét hợp đồng, nhưng bản thân bài viết này là một nỗ lực nhằm thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn giữa việc nghiên cứu các văn bản và luật cũng như khả năng ứng dụng và mối quan hệ thực tế của chúng.

Quy trình rà soát hợp đồng cơ bản:

Thứ nhất, bên soạn thảo/rà soát hợp đồng phải có kiến thức về mục đích của việc lập hợp đồng, phải hiểu chủ thể và đối tượng của hợp đồng là gì và vai trò của các bên trong việc đạt được đối tượng mong muốn là gì. Hợp đồng phải bao gồm các quyền và nghĩa vụ mà các bên trong hợp đồng có trong mối quan hệ với nhau. Mỗi bên ở đó để thực hiện một mục đích cụ thể và mục đích và vai trò đó phải được hiểu một cách dễ dàng và rõ ràng trong khi soạn thảo cũng như xem xét hợp đồng.

Thứ hai, phải lưu ý đến tính khả thi của hợp đồng - liệu các điều khoản và điều kiện đưa ra trong hợp đồng có khả năng được thực hiện hay không; các bên trong hợp đồng có đủ khả năng thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình hay không; bên nào được lợi nhiều nhất và bên nào chịu phần lớn trách nhiệm trong thời hạn của hợp đồng; ... Những câu hỏi như vậy cần được trả lời để xác định tính khả thi của hợp đồng.

Thứ ba, bên ta phải có khả năng dự đoán các vấn đề và/hoặc các tranh chấp có thể phát sinh ngoài hợp đồng trong các tình huống tương lai. Bên soạn thảo cũng như bên soát xét hợp đồng phải có khả năng hiểu những điều khoản nào có thể làm phát sinh rủi ro có thể gây ra tranh chấp và/hoặc tổn thất giữa các bên trong tương lai. Cũng cần phải hiểu những điều khoản nào giữ kẽ hở trong hợp đồng và sự hoán đổi có thể có của những cách thức mà các kẽ hở đó sau này có thể bị các bên trong hợp đồng lợi dụng (các điều khoản tổng hợp thường được sử dụng để khéo léo tạo ra và che đậy những kẽ hở đó).

Điều khoản và quy định:

• Đối tượng và tính hợp pháp: Nơi đầu tiên và quan trọng nhất để bắt đầu soạn thảo hợp đồng là xác định đối tượng của hợp đồng là gì. Đối tượng của hợp đồng sẽ quyết định bản chất của hợp đồng. Đối tượng của hợp đồng cũng sẽ xác định xem hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp luật hay không.

• Điều khoản định nghĩa: Các hợp đồng có thể và nên có một điều khoản định nghĩa. Điều khoản này bao gồm tất cả các định nghĩa cho các thuật ngữ đặc biệt được sử dụng trong toàn bộ hợp đồng. Một số từ nhất định có nghĩa chung có thể được sử dụng trong toàn bộ hợp đồng, nhưng hợp đồng có thể chứa một định nghĩa của từ đó có thể mô tả cụ thể nghĩa của từ đó liên quan đến hợp đồng đã nêu. Trong những trường hợp như vậy, không có nghĩa nào khác của từ sẽ được chấp nhận vì từ đó đã được các bên trong hợp đồng nêu rõ và đồng ý với nhau và như vậy, ràng buộc họ.
• Thời hạn của hợp đồng: Các hợp đồng thường được thực hiện có thời hạn, bất kể khung thời gian có thể kéo dài bao lâu. Thời hạn bao gồm một khoảng thời gian được nêu cụ thể trong đó mối quan hệ giữa các bên sẽ được điều chỉnh bởi các điều khoản của hợp đồng đó.

• Điều khoản gia hạn hợp đồng: Các điều khoản như vậy được chèn vào để loại bỏ nhu cầu thực hiện các hợp đồng khác nhau tùy từng thời điểm. Nếu tính chất công việc và các điều khoản quy định trong hợp đồng không cần thay đổi trong một thời gian dài, điều khoản gia hạn có thể được chèn vào để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực liên tục mà không phải tốn thời gian và chi phí để đàm phán và ký kết lại một lần nữa. Những điều khoản như vậy thường được ghi nhận trong điều khoản mô tả thời hạn của hợp đồng.
• Số tiền cân nhắc: Một điều khoản quan trọng khác trong hợp đồng là điều khoản nêu rõ số tiền cần cân nhắc. Nó nêu số tiền cân nhắc mà một hoặc nhiều bên phải trả cho bên kia/các bên đối với dịch vụ được thực hiện hoặc hàng hóa do bên còn lại cung cấp.
• Kiểm tra sản phẩm, hàng hóa: Điều khoản này giúp các bên tự bảo vệ mình khỏi các trường hợp gian lận hoặc trình bày sai sự thật có thể phát sinh do sản phẩm, hàng hóa được giao không đảm bảo chất lượng. Điều này cho phép bên mua kiểm tra mọi hàng hóa để chắc chắn rằng hàng hóa nhận được có chất lượng như đã được thỏa thuận giữa họ.

• Trả lại/hoàn lại tiền: Điều khoản này mô tả tất cả các trường hợp và tình huống trong đó các bên được quyền trả lại sản phẩm và/hoặc nhận tiền hoàn lại cho sản phẩm đó. Điều này thường được sử dụng trong hợp đồng mua bán bất động sản.
• Giải quyết tranh chấp và quyền tài phán: Đây cũng là một điều khoản quan trọng mà chúng ta không bao giờ được quên soạn thảo và xem xét. Điều khoản này quyết định phương thức giải quyết tranh chấp hoặc phương thức pháp lý nào sẽ được các bên trong hợp đồng áp dụng khi tranh chấp phát sinh giữa các bên. Trong thế giới hiện tại, hầu hết mọi hợp đồng đều có điều khoản này và hầu hết trong số họ lựa chọn hệ thống giải quyết tranh chấp thay thế như trọng tài, hòa giải, v.v. để giải quyết tranh chấp.

• Các điều khoản liên quan đến việc hủy bỏ hợp đồng: Đây là các điều khoản ghi lại các trường hợp mà hợp đồng sẽ bị hủy bỏ. Nó thường bao gồm một số hành vi nhất định mà các bên bị cấm và vi phạm điều khoản đó, điều khoản hủy bỏ sẽ được viện dẫn và hợp đồng sẽ bị hủy bỏ. Nó cũng bao gồm các quyền và nghĩa vụ mà các bên của hợp đồng sẽ được hưởng khi hợp đồng bị hủy bỏ.
• Bất khả kháng: Theo Pháp luật về Hợp đồng, bất khả kháng đề cập đến tất cả các tình huống và sự kiện không lường trước được và không thể đoán trước được có thể cản trở một bên thực hiện nghĩa vụ của mình, do đó khiến hợp đồng không được thực hiện. Các điều khoản bất khả kháng nói về các trường hợp khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn các sự kiện thiên tai, và vai trò của các bên sẽ như thế nào khi tình huống đó có thể phát sinh trong thời hạn của hợp đồng.

• Ủy quyền và trách nhiệm pháp lý: Điều khoản này hầu hết được tìm thấy trong các hợp đồng và thỏa thuận liên quan đến sản xuất và bán các sản phẩm có thể di chuyển được. Điều khoản nêu rõ loại công việc nào có thể được các bên giao cho các bên thứ ba khác và/hoặc các bên không xác định trong hợp đồng và ai có thể phải chịu trách nhiệm về bất kỳ tranh chấp nào có thể phát sinh do sản phẩm và/hoặc dịch vụ cung cấp không hiệu quả bởi bên thứ ba.
• Thanh toán chi phí: Điều khoản này nêu rõ cách thức thanh toán các chi phí phát sinh theo hợp đồng và trong suốt thời hạn của hợp đồng. Nó nêu rõ các bên trong hợp đồng có thể chia sẻ các chi phí phát sinh theo tỷ lệ nào và phương thức thanh toán đó có thể là gì.
• Chia sẻ lợi nhuận: Một khi các chi phí đã được thanh toán, đó là thời gian để chia sẻ lợi nhuận thu được theo hợp đồng. Điều khoản phân chia lợi nhuận quy định tỷ lệ lợi nhuận được chia cho các bên và cách một phần lợi nhuận đó có thể được sử dụng cho các mục đích khác theo thỏa thuận giữa các bên.
• Bồi thường: Điều khoản bồi thường nêu rõ số tiền mà một bên phải bồi thường cho bên khác cho những hành động/thiếu sót/điều kiện mặc định đã dẫn đến tổn thất nào đó (tài chính, vật chất hoặc tinh thần) cho bên còn lại.

Kết luận:

---Trần Kiên - Luật sư điều hành---

Để có thêm kiến thức và kỹ năng về Hợp đồng, bạn tham khảo thêm:

• Những điều cần biết để phát triển kỹ năng SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
• 11 chiến thuật đàm phán hợp đồng
• Cách quản lý các tiêu chuẩn hợp đồng của doanh nghiệp
• Những điều NÊN và KHÔNG NÊN làm khi soạn thảo và ký kết hợp đồng