Hướng dẫn trình bày và soạn thảo văn bản trong Công ty

1. Kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản nội bộ

• Loại văn bản hành chính: khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)
• Loại văn bản Giấy giới thiệu, Biên nhận, Tạm ứng, …: khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm)

• Loại văn bản hành chính: trình bày theo chiều dài khổ giấy A4 (Portrait)
• Loại bảng, biểu: có thể trình bày theo chiều ngang khổ giấy (Landscape)

• Lề trên: Cách mép trên từ 10-25 mm
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20-25 mm
• Lề trái: Cách mép trái từ 30-35 mm
• Lề phải: Cách mép phải từ 15-20 mm

2. Thể thức và cách trình bày văn bản

2.1. Trình bày Logo và Quốc hiệu

2.2. Số, mã ký hiệu văn bản

2.3. Địa danh, thời gian ban hành văn bản

2.4. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

2.5. Trình bày nội dung văn bản

• Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng
• Phù hợp với quy định của pháp luật
• Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác
• Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
• Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông. Đối với các thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ thì cần giải thích rõ ràng trong văn bản.
• Chỉ được viết tắt từ, cụm từ thông dụng, ví dụ: Trách nhiệm hữu hạn = TNHH, …
• Đối với các từ, cụm từ sử dụng nhiều lần, có thể viết tắt nhưng cần trình bày quy ước viết tắt trong lần đầu tiên sử dụng, ví dụ: Cán bộ nhân viên (CBNV), Tổng giám đốc (TGĐ), …
• Khi viện dẫn văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản. Ví dụ: Căn cứ Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp. Các lần viện dẫn tiếp theo chỉ cần ghi tên và loại số, ký hiệu mã văn bản. Ví dụ: Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Lưu ý rằng phần căn cứ pháp lý không phải là phần bắt buộc, tùy thể loại và nội dung văn bản, cũng như văn phong bố cục của từng công ty.

2.6. Phần chữ ký

• Trường hợp ký thay tập thể thì có thể thêm chữ “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
• Trường hợp ký thay người đứng đầu thì có thể thêm chữ “KT” (ký thay) và trước chức vụ của người đứng đầu. Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ “TL” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức. Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC
• Trường hợp ký ban hành văn bản theo ủy quyền thì có thể thêm chữ “TUQ” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người ủy quyền. Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC.

2.7. Phần nơi nhận

 
Tham khảo các bài viết liên quan:

1. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị
2. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế nội bộ về quản trị công ty
3. Hướng dẫn đầy đủ về soạn thảo chính sách nội bộ công ty
4. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế tài chính công ty
5. 09 tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng trong doanh nghiệp
6. Bộ tài liệu quản trị Doanh nghiệp
7. Bộ tài liệu pháp chế doanh nghiệp
8. Hiểu Doanh nghiệp - Hiểu pháp chế

Tham khảo:

• Khóa đào tạo M&A Master
• Bộ tài liệu pháp chế doanh nghiệp
• Khóa học Pháp chế doanh nghiệp
• Khóa đào tạo Kỹ năng hợp đồng chuyên sâu

----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 - 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Address: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
♻️ Fanpage: LETO Strategic Solutions
🌎Website: https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A #Analytics #Operation #Transformation 
#RiskManagement #Compliance #LegalHR