Kiểm soát tuân thủ và Phân tích trong Doanh nghiệp

Khi khởi tạo và điều hành một doanh nghiệp, tuân thủ tất cả các luật, quy định và chính sách nội bộ có liên quan là điều đầu tiên và quan trọng nhất phải làm. Hơn nữa, nhìn sâu hơn một chút thay vì chỉ theo cái tên gọi của các sự kiện hoặc thông tin là Phân tích (Analytics) có ý nghĩa như thế nào? Hãy để chúng tôi giúp bạn hiểu chi tiết bằng những nội dung sau đây:

Tuân thủ không có gì là phức tạp hay khó hiểu ngoài ý nghĩa là việc thực hiện theo các Quy tắc và Quy định được ban hành bởi các cơ quan pháp lý. Đôi khi, rất khó để tuân theo và thực hiện theo luật/quy định, nhưng nếu không tuân thủ theo nó, cũng sẽ dẫn đến một số hệ lụy pháp lý đi kèm, thậm chí, có thể dẫn tới mất cơ hội trong kinh doanh. Các ví dụ đơn giản nhất về tuân thủ có thể là: Đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp hoặc Nộp tờ khai thuế/thuế đúng hạn theo Luật thuế.    
Các Doanh nghiệp không chỉ được yêu cầu tuân thủ luật pháp và quy tắc bên ngoài mà còn phải tuân theo các chính sách kinh doanh được thiết kế nội bộ để vận hành và cải thiện doanh nghiệp. Vì vậy, các Doanh nghiệp cũng nên tiếp tục thay đổi quy tắc nội bộ sao cho không mâu thuẫn với các quy định pháp lý của Cơ quan Chính phủ (Đồng bộ môi trường bên trong với môi trường bên ngoài). Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp phát triển thuận lợi mà không bị bất cứ sự can thiệp nào từ các cơ quan quản lý trong quá trình hoạt động.
Các quy tắc và hoạt động kiểm soát tuân thủ luật pháp và chính sách nội bộ ở từng công ty có thể khác nhau tùy theo từng Doanh nghiệp. Nhưng chắc chắn việc cập nhật và tuân thủ chính sách một cách có trách nhiệm có thể làm tăng giá trị của Doanh nghiệp. Đồng thời, việc này cũng sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí.

Việc tuân thủ kịp thời với tất cả các luật, quy định và chính sách có liên quan có thể mang lại lợi ích cho các Doanh nghiệp bằng cách giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru, giảm chi phí tiền phạt & hình phạt và cũng duy trì vị thế của mình trong ngành. Một số lợi ích được đề cập dưới đây:

Nhân viên có xu hướng chuyển đổi nơi làm việc nếu họ tìm thấy nhận thấy khúc mắc hoặc vấn đề trong môi trường làm việc hiện tại. Với sự tuân thủ nội bộ hiệu quả, nhân viên được làm việc trong môi trường có kỷ luật, an toàn, bảo vệ lợi ích và chú ý đến sự bồi thường cho nhân viên, và vì thế, một môi trường làm việc tích cực được phát triển. Môi trường làm việc tích cực này thu hút nhân viên làm việc và từ đó, làm tăng thêm giá trị của doanh nghiệp.

Không Doanh nghiệp nào muốn bị phạt thuế/phạt vi phạm hành chính hay bất cứ một hình phạt pháp lý nào từ việc không tuân thủ luật pháp. Tuân thủ luật lệ sẽ giúp Doanh nghiệp giảm nguy cơ bị phạt tiền, gánh các hình phạt, kiện cáo, thậm chí, có thể phải đóng cửa doanh nghiệp. Có rất nhiều quy định liên quan đến nhân sự - lao động, điều kiện sản xuất sản phẩm, lưu hành sản phẩm, kinh doanh - phân phối, ... Tuân thủ tất cả là một thách thức lớn nhưng nếu đạt được, phần thưởng chính là giảm được chi phí phạt hoặc hình phạt và gia tăng thị phần
Gia tăng lợi thế cạnh tranh
Các doanh nghiệp tuân theo tất cả các quy tắc và quy định và cũng có chính sách nội bộ nghiêm ngặt có lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp không tuân thủ các yêu cầu kịp thời. Các cơ quan chính phủ, các bên liên quan, nhân viên và khách hàng bị thu hút bởi các doanh nghiệp  tuân thủ nghiêm ngặt việc tuân thủ và ngăn chặn mọi hành vi không đúng đắn và phi đạo đức. 

Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hình ảnh công khai của nó. Khi một tổ chức bắt đầu đối mặt với các vụ kiện ở tòa án hoặc bất kỳ sự can thiệp nào của chính phủ, thì thị trường hoặc khách hàng bắt đầu mất niềm tin vào nó và điều này sẽ dẫn đến một tác động tài chính tiêu cực. Tuân thủ sẽ đảm bảo rằng một công ty duy trì quan hệ công chúng và giữ một hình ảnh tích cực. Đây cũng là lý do các tập đoàn lớn, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia (Như GSK, Robert Walters, HD SaiSon Finance, ACS Trading, Ericson, FE Credit, Coca-Cola,…) luôn chú trọng cho vị trí Nhân viên kiểm soát tuân thủ.

Tuân thủ bên ngoài đề cập đến việc tuân theo các quy tắc, luật pháp và tiêu chuẩn do các cơ quan chính phủ đặt ra để tránh mọi tác động tiêu cực đến Công ty. Tuân thủ bên ngoài có thể được phân loại như sau:

Tuân thủ nội bộ đề cập đến bộ quy tắc và quy định được thiết kế nội bộ mà chủ sở hữu, nhân viên, khách hàng tuân theo để duy trì chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm do tổ chức cung cấp. Một tổ chức sẽ tuân thủ các yêu cầu bên ngoài chỉ khi nó hoạt động theo các quy tắc và quy định nội bộ. Tuân thủ nội bộ có thể được phân loại như dưới đây:

Một ví dụ cho việc tuân thủ nội bộ là khi bộ phận kế toán tuân theo chính sách của công ty và đối chiếu tài khoản tiền mặt và tài khoản ngân hàng vào cuối mỗi tháng và báo cáo cho kiểm toán viên nội bộ.
Một ví dụ cho việc tuân thủ bên ngoài là khi kiểm toán theo luật định của công ty được thực hiện.

Phân tích (Analysis) đề cập đến việc tìm kiếm các vấn đề thay vì là giải pháp. Các công ty có thể kiểm tra dữ liệu và sự kiện để hiểu rõ được các vấn đề tồn tại và sau đó cung cấp cơ sở để giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định.
Trong các quy chế và quy định nội bộ của mình, mỗi doanh nghiệp đều có mục tiêu riêng để đạt được, điều này chỉ khả thi nếu các doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết các khía cạnh khác nhau một cách chuyên sâu. Phân tích các khía cạnh khác nhau được yêu cầu để đo lường tác động của bất kỳ tác động tiêu cực nào xảy đến với Doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, nên yêu cầu đánh giá phân tích tất cả các lĩnh vực để biết các lĩnh vực cốt lõi và không cốt lõi. Phân tích về các lĩnh vực cốt lõi và không cốt lõi sẽ giúp tổ chức đầu tư đủ nguồn lực và giúp các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Nói chung, các doanh nghiệp nên phân tích chi phí, hiệu suất của nhân viên và bộ phận khác nhau, hiệu suất của sản phẩm trên thị trường, sự thay đổi hành vi tiêu dùng,… và tập trung vào các lĩnh vực quan trọng để đạt được mục tiêu dài hạn.

Có nhiều phân tích mà các doanh nghiệp có thể thực hiện bằng cách sử dụng các sự kiện và số liệu có sẵn để cung cấp một bức tranh tổng thể xác định vị trí hiện tại trên thị trường và cũng để cung cấp dữ liệu để ra quyết định trong việc tăng cường kinh doanh trong và ngoài. Dưới đây là một số loại phân tích sau đây có thể giúp doanh nghiệp hiểu được các vấn đề và lĩnh vực cốt lõi để tập trung và giải quyết chúng sớm nhất:

Phân tích SWOT đánh giá các điểm mạnh nhất, yếu nhất, cơ hội và nguy cơ của doanh nghiệp bạn.
TOWS là sắp xếp ngược lại của SWOT. Nghĩa là sau khi bạn đã xác định được mọi điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của doanh nghiệp, đó là lúc bạn đã nắm rõ được ưu nhược điểm mà bạn đang có. Phân tích SWOT giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài, còn TOWS là phân tích ngược từ ngoài vào trong.

Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phân tích phương sai là điều tra định lượng về sự khác biệt giữa hành vi thực tế và kế hoạch. Phân tích này được sử dụng để duy trì sự kiểm soát đối với một doanh nghiệp. 

Phân tích tỷ lệ là so sánh các chi tiết số liệu trong báo cáo tài chính của một doanh nghiệp. Phân tích tỷ lệ được sử dụng để đánh giá một số vấn đề với một thực thể, chẳng hạn như tính thanh khoản, hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của nó. ...

Phân tích dòng tiền là đánh giá dòng tiền và dòng tiền của công ty từ hoạt động vận hành tổ chức, hoạt động tài chính và hoạt động đầu tư.

Phân tích báo cáo tài chính là hoạt động đánh giá mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính để hiểu rõ hơn về vị thế và hiệu suất của công ty.

Phân tích lợi nhuận liên quan đến việc phân tích hoạt động phân bổ chi phí và phân tích lợi nhuận qua một số khía cạnh hoặc điểm thuận lợi khác nhau trong công ty. Mặc dù tổng lợi nhuận của một công ty là một con số dễ tính, nhưng lợi nhuận ở mức chi tiết lại rất khó khăn.

Nguyên lý Pareto nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Theo Phân tích Pareto, nếu chúng tôi phân tích lợi nhuận có được từ mỗi khách hàng của chúng tôi. Thông thường, kết quả sẽ làm chúng ta ngạc nhiên, bởi vì những khách hàng lớn nhất thường có thể có lợi nhuận thấp hơn so với suy nghĩ. Với LETO, chúng tôi đã từng hợp tác với Rohto, Dược TW3 ở ngành dược phẩm, hay BigC, Metro ở ngành bán lẻ, lợi nhuận các thương vụ này sau khi hoàn thành được phân tích so sánh, và thấy rằng phần nhiều không đạt tỷ lệ lợi nhuận bằng các hợp đồng tương đương với SMEs. Phân tích này sẽ giúp đạt được các mục tiêu lợi nhuận do có chiến lược đúng đắn hơn.

Tham khảo thêm về LETO:
Giới thiệu LETO tại đây!
Các chương trình đào tạo tại LETO tại đây!
Dự án dịch thuật LETOtrans
Dự án sách luật chuyên khảo & sách kinh doanh LETObooks
Liên hệ với LETO qua Facebook: Công ty Luật LETO
Kênh video tư vấn pháp luật miễn phí: Youtube Công ty Luật LETO
Bộ tài liệu pháp lý và quản trị nội bộ Doanh nghiệp: Tài liệu pháp chế
Khóa học Pháp chế Doanh nghiệp chuyên sâu (hỗ trợ đầu ra bởi LETOhr): Khóa học pháp chế