10 kỹ năng quan trọng của Nhân viên kiểm soát tuân thủ

Nhiệm vụ chính của người quản lý/kiểm soát tuân thủ là giữ cho công ty hoạt động không vị phạm pháp luật và vận hành trong khuôn khổ theo các chính sách nội bộ của công ty.
Cán bộ tuân thủ chỉ có thể thực hiện quy trình quản lý rủi ro bằng cách lập kế hoạch hiệu quả cho các chương trình và thực thi các chính sách trong tổ chức. Một số nhiệm vụ được thiết kế cho một người quản lý tuân thủ liên quan đến các vấn đề sau:

Người quản lý tuân thủ phải có khả năng đa nhiệm cùng với việc xác định rõ ràng timeline các mốc thời gian. Việc xem xét cập nhật các quy tắc và quy định hiện hành để duy trì sự tuân thủ trong một tổ chức nên được một nhân viên tuân thủ nhận thức rõ. 
Cán bộ tuân thủ nên rõ ràng về những gì cần phải được Công ty thực hiện và làm thế nào, khi nào và ai sẽ làm điều đó. Chia nhỏ việc kiểm tra hoặc kiểm toán thành các bộ phận cấu thành thành các nhiệm vụ cũng là điều cần thiết.

Giống như hầu hết các công việc khác, người quản lý tuân thủ cũng cần có kỹ năng giao tiếp, bằng cả văn bản và bằng lời nói. Giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm lắng nghe và ra quyết định sẽ giúp kiểm soát viên thực hiện hiệu quả quy trình tuân thủ. Phổ biến và làm rõ về các vấn đề và các quy định luôn cần được duy trì thực hiện bởi một nhân viên tuân thủ. Để giữ tất cả các quy định và chính sách nội bộ được tuân thủ, kiểm soát viên cần đào tạo, giáo dục về chính sách cho hệ thống và hướng dẫn quy trình tuân thủ phù hợp. Để làm tốt việc này, nhân viên tuân thủ phải có kỹ năng giao tiếp tốt. 

Giải quyết vấn đề hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và phân tích. Cán bộ tuân thủ phải đối mặt với vấn đề chính sách điều tiết không rõ ràng và mơ hồ, vấn đề chi phí, vấn đề thất bại kinh doanh của hệ thống, v.v ... Rủi ro gắn liền với việc hoạch định chính sách cụ thể cần được xác định bởi người đánh giá thực trạng. Điều này giúp người đó tìm được một giải pháp quy trình có cấu trúc đơn giản. Giải quyết vấn đề chỉ có thể được hoàn thành với việc thực hiện đúng và giám sát nghiêm túc theo giải pháp. Quá trình kiểm soát tuân thủ cần được thực hiện trong các bước được lên kế hoạch trước và đối với giải pháp đã chọn, phản hồi từ việc thực thi của các cá nhân, bộ phận, phòng ban trong công ty chính xác cũng cần được tiếp nhận. Kiểm soát viên cần nắm bắt nhạy bén các vấn đề trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và phán đoán hợp lý về các diễn biến tiếp theo.

Các bước chính trong quy trình quản lý rủi ro liên quan đến việc xác định, phân tích, lập kế hoạch, giám sát, báo cáo và kiểm soát. Người quản lý tuân thủ phải làm quen với tất cả các bước này và nên chọn cách vận hành cho phù hợp. Bài học nên được học từ các lỗi vi phạm quy định trước đây sẽ giúp tránh việc không tuân thủ trong tương lai. Để đánh giá rủi ro và phân tích chúng một cách chính xác, kiến thức cơ bản về các khái niệm quy định và bản chất của nó trong doanh nghiệp cụ thể phải được xác định. Việc thảo luận với Legal Team hoặc Bộ phận ban hành chính sách của công ty là việc cần thiết để giúp Kiểm soát viên hiểu chính xác các quy định nội bộ. Quy trình quản lý rủi ro liên quan đến phân tích thống kê. Các nhà quản lý tuân thủ phải có khả năng đánh giá một rủi ro cụ thể và diễn giải những tác động của nó đối với Doanh nghiệp.

Tư duy phản biện là một kỹ năng quan trọng đối với người quản lý tuân thủ. Suy nghĩ hợp lý và rõ ràng về phân tích rủi ro là điều cần thiết. Tư duy phê phán/phân tích rất quan trọng đối với chuyên viên kiểm soát tuân thủ vì việc của họ là phân tích dữ liệu và đưa ra nhiều đề xuất chiến lược hơn. Các giải pháp thực tế cần được xây dựng để giải quyết các vấn đề tồn tại/phát sinh trên cơ sở báo cáo từ các cá nhân/bộ phận trong Doanh nghiệp. Các nhà quản lý tuân thủ cần có khả năng suy nghĩ độc lập và phản phản biện để có thể hiểu được mối liên hệ logic giữa các chính sách kinh doanh và các quy định cần phải tuân thủ.

Một người quản lý tuân thủ cần có kỹ năng sáng tạo. Họ sẽ có thể nhận thức được các biện pháp tuân thủ đang áp dụng và quy định trong doanh nghiệp. Sáng tạo giúp tìm kiếm và kết nối giữa các chính sách quản lý, phân tích rủi ro mà dường như không liên quan đến nhau và ra quyết định. Năng lực sáng tạo cũng sẽ giúp tạo ra các giải pháp cho các vấn đề tuân thủ độc đáo hơn, dễ dàng thực hiện hơn và khả thi hơn. Một người quản lý tuân thủ đòi hỏi phải có sự sáng tạo và đổi mới để kết hợp các quy trình kinh doanh hiện tại với các báo cáo và kiểm tra tuân thủ, kiểm soát hiệu quả.

Liêm chính là điều bắt buộc đối với bất kỳ ngành nghề nào. Quản lý tuân thủ cũng không ngoại lệ. Quy trình quản lý quy định chỉ có thể được thực hiện và hoàn thành một cách hiệu quả nếu các cán bộ thực hiện các báo cáo kiểm tra có các nguyên tắc đạo đức rõ ràng và trung thực khách quan. Họ nên duy trì trạng thái không chủ quan và không thiên vị trong khi thực hiện các nhiệm vụ của mình. 

Khả năng đọc vị con người và phân tích tâm lý bằng lý trí rất quan trọng đối với bất kỳ kiểm soát viên nào. Điều này cũng giúp một nhân viên tuân thủ trong việc xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm của mình với các chủ thể trong Công ty. Người quản lý tuân thủ phải không đối đầu, không gây hấn và lành mạnh hóa môi trường làm việc. Các chính sách/nguyên tắc tuân thủ và quy định được đáp ứng tối đa nhờ năng lực của họ, bằng cách hiểu tình hình của công ty, phản ứng phù hợp đối với các vi phạm, đồng cảm, liên kết để thấu hiểu và có giải pháp hợp lý, hợp tình. Xây dựng mối quan hệ giữa chính mình và các chủ thể trong công ty cũng như các chủ thể liên quan đến công ty (bao gồm cả cơ quan nhà nước) có thể giúp kiếm được sự tin tưởng, tôn trọng, tín nhiệm và tương tác hiệu quả cho kiểm soát viên trong quá trình kiểm soát tuân thủ.

Kiến thức về các ngành/lĩnh vực kinh doanh của Công ty và các hiểu biết về CNTT sẽ không chỉ đảm bảo giúp người quản lý tuân thủ trong việc leo lên các nấc thang sự nghiệp. Sự nhạy bén trong kinh doanh là cần thiết cho một nhân viên tuân thủ và điều này liên quan đến sự linh hoạt về nhận biết các hoạt động vi phạm quy định và khả năng thích ứng với các môi trường kiểm soát khác nhau. Việc áp dụng công nghệ trong kiểm soát tuân thủ như hiểu biết các phần mềm CRM, … sẽ giúp các nhân viên kiểm soát tuân thủ phát hiện vi phạm nhanh hơn, kịp thời hơn.

Một quy trình kiểm soát tuân thủ cụ thể sẽ chỉ diễn ra đúng theo kế hoạch nếu người quản lý tuân thủ có hiểu biết rõ ràng và có kỷ luật về các chính sách bảo mật liên quan đến các lĩnh vực kiểm soát cụ thể. Các lỗ hổng có thể xảy ra trong quá trình vận hành cần được xác định và kiểm soát viên có thể thảo luận về các biện pháp phòng ngừa hoặc các bước cải tạo chính sách tùy thuộc vào tình trạng thực thi trong công ty. Các nhà quản lý tuân thủ cần có hiểu biết rõ ràng về các tiêu chuẩn bảo mật khác nhau như tiêu chuẩn ISO, quy định chống cạnh tranh không lành mạnh, chính sách kiểm soát và chống lạm dụng, kỹ thuật giám sát và đánh giá báo cáo.

Các nhà quản lý tuân thủ có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của công ty để đảm bảo tuân thủ các tất cả các quy tắc, luật và quy định hiện hành. Hoạt động kiểm soát tuân thủ thường được coi trọng ở các Doanh nghiệp lớn vì họ nhận thức được rõ ràng rằng kiểm soát tuân thủ có thể giúp Doanh nghiệp tránh được các rủi ro và cạm bẫy lớn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự sinh tồn và phát triển của Doanh nghiệp, thay vì cho rằng kiểm soát tuân thủ là hoạt động không tạo ra tiền như góc nhìn của các Doanh nghiệp mới hoặc Doanh nghiệp nhỏ.