Một hợp đồng làm hình thành các nghĩa vụ pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên bên trên (các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức, v.v.) liên quan đến hợp đồng. Hợp đồng là thỏa thuận của các bên nhằm trao đổi một thứ gì đó có giá trị (thường là hàng hóa/dịch vụ). Điều quan trọng là một hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về thỏa thuận (giao dịch) để đảm bảo sự công bằng bảo vệ và mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia.
PHẦN 1: HIỂU CÁC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA HỢP ĐỒNG
1. Xác định về sự cần thiết phải có một hợp đồng:
Nếu bạn/công ty bạn đang tham gia trao đổi một cái gì đó có giá trị quan trọng (như lao động, cung cấp dịch vụ, chuyển giao tài sản sở hữu trí tuệ, mua bán hàng hóa vật chất, …) thì bạn cần có một hợp đồng.
Đối với nhiều người, các tình huống phổ biến liên quan đến hợp đồng bao gồm mua bán bất động sản, bán hoặc mua xe hoặc giao kết lao động.
Các tình huống phổ biến khác có thể bao gồm nhận thầu xây dựng, cung cấp sản phẩm/dịch vụ, hoặc xuất bản một tác phẩm sáng tạo,…
2. Nhận biết các yêu cầu cơ bản về hợp đồng:
Hợp đồng có ba yếu tố thiết yếu:
Một lời đề nghị giao kết rõ ràng, sự chấp nhận lời đề nghị đó, và những gì sẽ xảy ra khi chấm dứt hợt đồng. Lời đề nghị giao kết rõ ràng này đề cập chi tiết đến đối tượng tham gia hợp đồng, quyền và trách nhiệm của các bên tham gia, và những điều kiện, bước thực hiện, kết quả gánh chịu khi họ thoát khỏi hợp đồng (chấm dứt/đơn phương chấm dứt).
Hợp đồng cũng cần được trình bày bằng việc sử dụng từ/thuật ngữ và ngữ pháp giúp các bên liên quan có thể hiểu rõ ràng các nội dung mà không cần luật sư giải thích. Điều này sẽ giúp tất cả các bên hiểu rõ ràng về nghĩa vụ của họ. Việc này cũng nhằm bảo vệ quyền lợi tất cả các bên khi chắc chắn rằng bên còn lại đã hiểu rõ và sẽ thực hiện đúng các nghĩa vụ của họ, tránh được các trường hợp thực hiện không đúng nghĩa vụ hoặc không thực hiện nghĩa vụ nào đó.
3. Hãy chắc chắn rằng tất cả các bên tham gia hợp pháp:
Điều này có nghĩa là bạn chỉ nên lập hợp đồng với một bên có đủ năng lực hành vi dân sự để tham gia vào giao dịch. Trường hợp bên tham gia là một tổ chức, thì nó phải được ký bởi người có thẩm quyền thực hiện hợp đồng (như Đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp). Chúng ta đều hiểu rằng: Một hợp đồng sẽ vô hiệu (không có giá trị pháp lý) khi người tham gia không có đủ năng lực hành vi dân sự.
Những điểm sau đây nên được cân nhắc đến:
Trong hầu hết các trường hợp, hợp đồng không có giá trị pháp lý trừ khi các bên liên quan ít nhất 18 tuổi (nếu là cá nhân) hoặc chưa được cấp mã số thuế/đang tình trạng tạm dừng hoạt động/đang bị đóng mã số thuế/mã số thuế đã bị thu hồi/văn phòng đại diện của một doanh nghiệp (nếu là tổ chức).
Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện.
Người từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.
Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.
Tất cả các bên phải có năng lực hiểu biết, nhận thức để hiểu đầy đủ hợp đồng. Ngay cả một người trưởng thành cũng có thể không có khả năng hiểu những gì hợp đồng yêu cầu người đó phải làm. Ví dụ, một người khuyết tật trí tuệ nghiêm trọng có thể không thể hiểu các quyền và nghĩa vụ pháp lý của mình. Người này không thể ký kết hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.
Hợp đồng thường là, nhưng không phải lúc nào cũng, vô hiệu nếu một trong hai bên bị say hoặc bị suy yếu về mặt tinh thần (khủng hoảng tinh thần) khi hợp đồng được ký kết.
Hợp đồng cũng vô hiệu nếu được ký kết dưới sự cưỡng chế hoặc ép buộc. Ví dụ: Nếu Bạn/Doanh nghiệp của bạn bị đe dọa hoặc dùng vũ lực hoặc tống tiền để ép buộc ký hợp đồng, thì hợp đồng này sẽ vô hiệu.
4. Kế hoạch cho việc thực hiện hợp đồng:
Bản chất của hợp đồng là thỏa thuận về sự trao đổi của các bên liên quan đến đối tượng có giá trị và lợi ích (có thể là tiền, hàng, dịch vụ, sở hữu trí tuệ, …). Để hợp đồng được thực hiện suôn sẻ, các bên cần lập kế hoạch rõ ràng cho việc thực hiện nó. Các điều khoản của hợp đồng phải rõ ràng về timeline thực hiện cho các bên để được thi hành. Sự rõ ràng này có thể hiểu là sự có thể định lượng các yếu tố, như số lượng hàng hóa, loại gói dịch vụ, giá cả, đơn vị tiền tệ, phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao, …
Với những điều khoản không thể định lượng được như không nêu rõ loại hàng, số tiền, thời điểm thì Hợp đồng sẽ không thể thực hiện được, ngay cả khi các bên đã đồng ý nó.
5. Đảm bảo tất cả các bên đều đồng ý:
Để một hợp đồng được hợp pháp, một đề nghị giao kết phải được thực hiện và chấp nhận. Trước khi bạn soạn thảo một hợp đồng, tất cả các bên đều phải đạt đến đồng thuận về những nội dung của giao dịch.
Có một cuộc thảo luận từ đầu và ghi chú lại các kết luận trước khi soạn thảo hợp đồng sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Bởi nếu thông tin trong hợp đồng chưa được chấp thuận toàn bộ bởi các bên từ đầu thì nó có thể sẽ phải được sửa đổi rất nhiều lần trong quá trình drafting.
6. Đi đến một thỏa thuận với niềm tin tốt đẹp của các bên:
Tất cả các bên phải đồng ý với các điều khoản của hợp đồng. Điều này có nghĩa là họ đồng ý với hợp đồng mà không bị ép buộc phải làm như vậy. Tất cả các bên nên tương tác với nhau trung thực và công bằng. Tất cả các bên, khi tham gia với một niềm tin tốt đẹp về hợp đồng và đối tác của mình, sẽ có xu hướng làm mọi thứ có thể để tuân thủ các yêu cầu của hợp đồng.
PHẦN 2: SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
Các thành phần của hợp đồng sẽ thay đổi tùy thuộc vào tính chất và độ phức tạp của giao dịch mà nó phản ánh. Tuy nhiên, có một số điều khoản có thể được coi là tiêu chuẩn thường xuất hiện trong các tài liệu kèm theo hợp đồng và trong hợp đồng dưới các hình thức có thể khác nhau.
Trần Kiên - Luật sư, Cố vấn chiến lược
1. Bắt đầu với thông tin cơ bản.
Phần thông tin này chính là phần đầu tiên của hợp đồng, bao gồm:
Tên hợp đồng;
Số hợp đồng (quản lý hành chính);
Nơi tạo lập và ngày tạo lập hợp đồng (Hoặc: nơi ký và ngày ký hợp đồng);
Thông tin của các bên tham gia hợp đồng;
2. Nội dung chi tiết ghi nhận cuộc trao đổi:
Sử dụng các câu ngắn, rõ ràng được chia thành các đoạn ngắn. Mọi điều khoản nên được đánh số và đánh dấu bằng một tiêu đề rõ ràng.
Khi có thể, hạn chế sử dụng các thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ chuyên ngành. Nếu các bên ra tòa, thẩm phán sẽ quyết định vụ việc dựa trên cách giải thích hợp đồng của người bình thường. Tuy nhiên, có một số điều khoản hoặc cụm từ nhất định có tiền lệ lịch sử và ý nghĩa pháp lý chính xác (gần như đã được ghi nhận thành thuật ngữ chung) thì vẫn có thể sử dụng.
Tập trung thể hiện rõ những hứa hẹn sẽ cung cấp của bên cung cấp và những gì hứa sẽ trả của bên mua.
Nếu dịch vụ là một phần của thỏa thuận, hãy nêu những dịch vụ nào sẽ được thực hiện. Chỉ định rõ ai sẽ thực hiện các dịch vụ, cho ai, ở đâu, khi nào, trong bao lâu và xem xét những gì ở dịch vụ.
Nếu bạn đang bán bất động sản, cần phải mô tả chi tiết thông tin pháp lý của tài sản và vị trí chính xác của nó. Các tài liệu pháp lý về bất động sản có thể trở thành tài liệu đính kèm theo hợp đồng.
Khi bán hàng hóa, hãy quan tâm đến màu sắc, kích thước, nhãn hiệu, mẫu mã, ngày giao hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông số kỹ thuật và bất kỳ chi tiết nhận dạng nào khác.
3. Sử dụng phụ lục khi cần thiết:
Bạn có thể thêm một phụ lục vào hợp đồng nếu bạn quên chi tiết một điều gì đó trong hợp đồng hoặc nếu các chi tiết của một phần của hợp đồng sẽ trở nên cồng kềnh khi đưa vào hợp đồng (Ví dụ: Danh sách sản phẩm/hàng hóa; Danh sách điểm nhận hàng; Biểu mẫu bàn giao/nghiệm thu,…). Phụ lục có thể được thêm vào thời điểm tạo lập hợp đồng hoặc sau đó, miễn là tất cả các bên tham gia hợp đồng ký vào phụ lục.
4. Xem xét thêm điều khoản bảo mật hoặc Thỏa thuận không tiết lộ (Non-Disclosure Agreement - NDA):
Nếu bạn muốn bên kia không chia sẻ thông tin trong hợp đồng với người khác và phải chịu các trách nhiệm pháp lý nếu làm việc này, bạn có thể đưa vào hợp đồng một điều khoản cấm bên kia tiết lộ thông tin của bạn hay thông tin giao dịch hai bên. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu bên kia ký NDA trước khi ký hợp đồng; điều này đảm bảo rằng họ không thể chia sẻ thông tin của bạn mà không phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý.
Điều khoản này có thể cân nhắc là điều khoản trách nhiệm áp dụng cho cả hai bên để không làm lộ thông tin của nhau;
Điều khoản bảo mật cũng có thể là một yêu cầu một bên trả lại thông tin/tài sản/văn bản của bên kia khi hợp đồng đã được thực hiện hoàn tất;
5. Đưa vào một điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng:
Điều khoản chất dứt hợp đồng có thể đề cập đến các trường hợp hợp đồng bị chấm dứt và quy trình để các bên thực hiện chấm dứt hợp đồng khi điều kiện nào đó xảy ra.
Nội dung của điều khoản này nên đặc biệt được quan tâm tới trường hợp xuất hiện vi phạm hợp đồng của một bên.
Xin lưu ý rằng một vi phạm nhỏ trong hợp đồng có thể không làm mất hiệu lực của các điều khoản còn lại. Ví dụ: nếu một công ty dịch thuật X được ký hợp đồng biên dịch 300 trang cho Nhà xuất bản ABC trước ngày 3 tháng 11 năm 2019, nhưng chỉ hoàn thành 285 trang, điều này có thể được coi là vi phạm nhỏ. Bởi vì Công ty X đã hoàn thành một lượng công việc đáng kể và dường như đã nỗ lực rất tốt để thực hiện hợp đồng, không có khả năng Nhà xuất bản ABC có thể vô hiệu hóa hoàn toàn hợp đồng. Tuy nhiên, một trong hai bên có thể đặt ra một số biện pháp khắc phục, chẳng hạn như trả mức giá thấp hơn,…
Thêm các điều khoản giải quyết tranh chấp chỉ định cách xử lý vấn đề nếu vi phạm xảy ra. Hai bên nên có lưu ý rõ ràng rằng ai sẽ trả phí luật sư (nếu có), chi phí tòa án. Nếu bên tham gia hợp đồng là một doanh nghiệp nhỏ, hãy xem xét thêm một điều khoản hòa giải hoặc trọng tài, phương pháp này ít tốn kém và tốn thời gian hơn so với phiên tòa.
6. Đảm bảo hợp đồng đã tuân thủ quy định của pháp luật:
Nghiên cứu rõ quy định của pháp luật liên quan đến hợp đồng để đảm bảo rằng hợp đồng không bị vô hiệu ngay từ đầu.
Bạn cũng không thể ký hợp đồng với đối tượng là hàng hóa hoặc dịch vụ bất hợp pháp. Các hợp đồng này được coi là vô hiệu.
7. Dành trang/đoạn cuối cùng để các bên ký và ghi ngày ký hợp đồng.
PHẦN 3: HÌNH THÀNH HỢP ĐỒNG
1. Thực hiện một đề nghị.
Khi hợp đồng đã sẵn sàng, hãy gửi nó cho bên kia để xem xét. Lời đề nghị có thể được chấp nhận hoặc từ chối. Bên kia cũng sẽ có thể không chấp nhận bản thảo hợp đồng hoặc đưa ra các ý kiến điều chỉnh nội dung bản thảo.
Nếu bạn muốn tăng tốc quá trình xem xét này, bạn có thể ấn định một lịch cụ thể về thời hạn trả lời cho phía bên kia.
Bạn có thể thu hồi lời đề nghị thay vì tiếp tục đợi phản hồi của bên kia về nó. Khi đề nghị được bên kia chấp nhận, bạn gần như đã tham gia một thỏa thuận ràng buộc.
2. Đàm phán cho đến khi đạt được thỏa thuận:
Các bên thường xuyên trao đổi qua lại với các thay đổi trong hợp đồng cho đến khi cả hai đều hài lòng với các điều khoản.
Nội dung thường được tranh luận nhiều nhất trong đàm phán xoay quanh điều khoản về thanh toán và giao hàng.
Các nội dung khác liên quan đến quyền, trách nhiệm hai bên, chuyển giao rủi ro, xử lý vi phạm, … cũng sẽ có thể được đề cập đến trong cuộc đàm phán nếu chúng chưa được thống nhất ở giai đoạn đề nghị trên đây.
3. Ký hợp đồng:
Khi bạn và bên kia đều đồng về bản thảo hợp đồng cuối cùng, thì hợp đồng lúc này bước đến giai đoạn hai bên ký kết.
Lưu ý rằng nhiều công ty sử dụng các dịch vụ chữ ký điện tử. Các chữ ký điện tử này được sử dụng thay cho chữ ký bằng văn bản và có tính ràng buộc về mặt pháp lý.
Một số bên sử dụng dấu chữ ký để đóng và việc này không được chấp nhận.
Cần đảm bảo rằng các bên đều được giữ tối thiểu 01 bản hợp đồng.
Hiệu lực của hợp đồng có thể được hai bên quy định trùng với ngày ký kết hoặc cũng có thể là một ngày khác (trước hoặc sau ngày ký kết) theo thỏa thuận của hai bên.
.png)
