Thỏa thuận ghi nhớ (MOU - Memorandum Of Understanding) là gì?
Một bản ghi nhớ hoặc MOU là một loại thỏa thuận. Nó là một thỏa thuận không ràng buộc giữa 2 bên hoặc nhiều bên tham gia. Một bản MOU chứa một phác thảo về các chi tiết và điều khoản của thỏa thuận.
Nó cũng sẽ bao gồm các yêu cầu và trách nhiệm của mỗi bên. Thực hiện ký kết một bản ghi nhớ về sự hiểu biết nhau của các bên thường là bước đầu tiên. Nó thường được thực hiện trước khi hình thành một hợp đồng được ký kết chính thức.
Các bản Thỏa thuận ghi nhớ không ràng buộc về mặt pháp lý. Nhưng rất nhiều người coi chúng là tài liệu chính thức. Nó là Thỏa thuận không ràng buộc, được ký kết trước khi các bên có thể đi đến các Thỏa thuận mang tính ràng buộc (Hợp đồng - Contract).
Các thỏa thuận ghi nhớ có độ dài và độ phức tạp khác nhau. Nhưng chúng có một điểm chung: Chúng ghi nhận các kỳ vọng của các bên mà đã được bên còn lại chấp nhận. Ngoài ra, chúng không ràng buộc pháp lý và không hình thành nghĩa vụ thanh toán tiền.
Các loại Thỏa thuận ghi nhớ
Các Thỏa thuận ghi nhớ không có tính ràng buộc và có thể có nhiều bên tham gia. Nó chỉ cần chứa đựng đầy đủ các thỏa thuận và trở thành một bố cục chính thức mà không cần theo một mẫu quy định nào cả.
Thỏa thuận ghi nhớ chứa đựng tất cả các điều kiện và điều khoản liên quan theo thỏa thuận của các bên. Mặc dù không ràng buộc, nó vẫn là một tài liệu chính thức đòi hỏi các bên tham gia phải nhìn nhận và thực hiện nghiêm túc. Nội dung của MOU phải hài hòa với thỏa thuận của các bên.
- Các Thỏa thuận ghi nhớ thường thấy là:
- MOU giữa một trường đại học và một công ty;
- MOU giữa cá nhân và một nhóm;
- MOU giữa hai cá nhân;
- MOU giữa hai bên chủ thể vì một mục đích kinh doanh;
- MOU giữa các bên Doanh nghiệp;
- MOU dành cho người lao động;
- MOU dành cho cơ quan chính phủ/quân đội;
Tạo ra một MOU có thể rất phức tạp. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không xác định được những gì bạn nên đưa vào. Vì vậy, nếu bạn cần có một bản MOU, bạn nên tìm hiểu kỹ về nó. Bạn cũng có thể tạo ra một bản MOU một cách nhanh chóng bằng việc liên hệ tới LETO để nhận được sự hỗ trợ miễn phí trong việc xây dựng một bản MOU. Tối thiểu là LETO có thể lập tức cung cấp cho bạn một bản mẫu.
Những nội dung quan trọng của một Thỏa thuận ghi nhớ
Tạo một bản ghi nhớ hiệu quả là điều thực sự cần thiết. Nó có thể giúp ngăn ngừa bất kỳ sự nhầm lẫn/sự hiểu lầm hoặc các rủi ro tranh chấp. MOU nên được ghi nhận rõ ràng về trách nhiệm và sự kỳ vọng của các bên. Điều quan trọng là nó cần chứa đựng thông tin của các bên và toàn bộ những yếu tố có liên quan đến thỏa thuận. Nó cũng có thể bao gồm các trách nhiệm, các cam kết của các bên với thỏa thuận.
MOU cũng là công cụ thường được sử dụng trước giai đoạn ký kết hợp đồng. Đôi khi, nó được coi như là một bước thử thách lẫn nhau của các bên để ra quyết định có hay không đi đến ký hợp đồng hợp tác.
MOU của các trường hợp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, chúng sẽ có một số yếu tố chung luôn luôn có. Bao gồm:
Mục đích chung
Đây là một phần rất quan trọng của Thỏa thuận ghi nhớ. Một bản Thỏa thuận ghi nhớ được viết tốt sẽ bắt đầu bằng cách phác thảo về ý định tổng thể. Nó phải phản ánh rõ ràng về các mục tiêu của tất cả các bên liên quan đến thỏa thuận.
Các bên liên quan đến thỏa thuận
Thỏa thuận ghi nhớ phải bao gồm tên và thông tin cơ bản của tất cả các bên liên quan. Đây có thể là cá nhân, nhóm, công ty, tổ chức, cơ quan chính phủ,...
Khoảng thời gian/Thời hạn hiệu lực
Bạn cũng nên xác định thời hạn hiệu lực chính xác của thỏa thuận.
Trách nhiệm
Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan cũng nên có trong Thỏa thuận ghi nhớ. Nội dung này cần được làm rõ, càng chi tiết càng tốt. Điều này để tránh các nhầm lẫn, hiểu nhầm hoặc các ý đồ che giấu.
Trong Thỏa thuận ghi nhớ, cũng cần đề cập đến trách nhiệm chia sẻ/sự gánh vác của bên còn lại. Đây cũng chính là ý nghĩa ra đời của một Thỏa thuận ghi nhớ - cộng hưởng nguồn lực của các bên tham gia để cùng đạt được lợi ích.
Sự từ chối/Khước từ
Nếu các bên có bất kỳ sự từ chối nào trong thỏa thuận của mình, thì cũng nên đưa chúng vào MOU. Những phần từ chối cũng nên được làm rõ và liệt kê như đối với những phần chấp nhận.
Ở đây, cũng nên đề cập đến bất cứ điều gì khiến Thỏa thuận/Dự án có thể không được hoàn thành, hay điều gì sẽ không được bảo hành/chịu trách nhiệm khi Thỏa thuận được hoàn thành.
Thu xếp tài chính
Bất cứ yếu tố nào liên quan đến kế hoạch tài chính hoặc sự cần thiết của việc thu xếp tài chính thì cũng đều phải được đề cập.
Chia sẻ rủi ro
Phần này được coi là quan trọng vì nó sẽ chứa thông tin về người sẽ chịu trách nhiệm nếu có gì sai sót hoặc vi phạm thỏa thuận.
Ghi nhận chi tiết điều này trong trường hợp thỏa thuận dẫn đến mất lợi nhuận, thiệt hại, thương tích hoặc thậm chí tử vong.
Chữ ký
Các Thỏa thuận ghi nhớ không ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng nó vẫn quan trọng đối với các bên tham gia ký kết. Vì vậy, bản Thỏa thuận ghi nhớ cần để ra các khu vực ký xác nhận cho các bên tham gia.
Sau khi ký, mỗi bên nên có một bản sao của để lưu.
Khi nào thì sử dụng và khi nào thì không sử dụng một Thỏa thuận ghi nhớ?
- Bạn sở hữu một doanh nghiệp và bạn có kế hoạch hợp tác với một doanh nghiệp khác.
- Bạn sở hữu một doanh nghiệp, và bạn thường hợp tác với các doanh nghiệp khác nhau.
- Bạn sở hữu một doanh nghiệp, và một doanh nghiệp khác đã yêu cầu hợp tác với bạn.
- Bạn muốn giao kết một hợp đồng hoặc thỏa thuận có tính pháp lý với bên khác.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn và đối tác ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận, thì việc thiết lập MOU sẽ rất hữu ích. Bạn có thể sử dụng nó để làm cho khung cơ bản của thỏa thuận hoặc dự án của bạn. Với nó, bạn có thể chỉ định các bên liên quan và quy định về tất cả trách nhiệm của họ.
MOU không thực sự là một hợp đồng. Nó giống như một bản phác thảo hoặc khuôn khổ của thỏa thuận/hợp đồng mà các bên sẽ đưa ra sau này. Tuy nhiên, nó vẫn là một tài liệu quan trọng để thực hiện. Nó thể hiện được ý định của cả hai bên.
Nó cũng cho thấy sự quan tâm của các bên trong việc hướng tới một thỏa thuận chính thức trong tương lai. Kỳ kết MOU cũng đồng nghĩa là chỉ đơn giản cho thấy các bên vẫn đang chờ đợi một cái gì đó trước khi chính thức thỏa thuận/giao kết một hợp đồng.
Càng nhiều thông tin bạn đưa vào MOU, nó sẽ trở nên hữu ích. Nếu có thể, hãy đưa vào đó tất cả những điều mà hai bên trong mối quan hệ hiện tại và sắp tới. Chúng bao gồm phạm vi chung của thỏa thuận, khung thời gian, phương thức trao đổi làm việc, lĩnh vực sẽ hợp tác, nợ phải trả, ...
Hãy nhớ rằng MOU càng mơ hồ thì nó sẽ càng ít giá trị.
Giá trị pháp lý của một Thỏa thuận ghi nhớ
Bất kỳ MOU nào cũng sẽ chứa đựng các thỏa thuận chung giữa các bên. Chúng được coi là ràng buộc bởi các bên mặc dù không có giá trị pháp lý. Nếu bạn muốn tạo một MOU tốt, nó phải chứa các nội dung sau:
- Tên và thông tin pháp lý của các bên liên quan đến thỏa thuận.
- Các vấn đề và mục tiêu chung.
- Các điều khoản và điều kiện liên quan.
- Chữ ký của đại diện tất cả các bên liên quan.
MOU chỉ ra rằng một hợp đồng pháp lý sẽ sớm được hình thành. Nhưng bản thân MOU không được bảo vệ về mặt pháp lý. Mặc dù vậy, bạn vẫn nên phác thảo tất cả các điểm quan trọng để làm cho nó trở thành một tài liệu hiệu quả.
-- Từ Trần Kiên - Management Adviser --
