Các tiêu chuẩn hợp đồng là sự chính thức hóa các thuật ngữ/phần nội dung mà một Doanh nghiệp có thể có và cần thực hiện liên quan đến nhiều khía cạnh của hợp đồng mà Doanh nghiệp sắp xếp với các bên đối tác.
Các tiêu chuẩn này có thể được thể hiện dưới dạng:
- Một thư viện mệnh đề/thuật ngữ. Phần này mô tả nội dung cơ bản và bố cục của các điều khoản quan trọng. Chúng phản ánh cách tiếp cận của Doanh nghiệp đối với rủi ro, sức mạnh thị trường, khả năng tiếp cận tư vấn pháp lý vững chắc và cách Doanh nghiệp muốn kinh doanh. Chúng đại diện cho các nội dung ưu tiên, thay thế và dự phòng của Doanh nghiệp cho các điều khoản quan trọng của một Hợp đồng mà Doanh nghiệp tham gia.
Ví dụ: các tiêu chuẩn tương ứng để thanh toán hóa đơn của đối tác có thể là 45 ngày, 30 ngày và 15 ngày nếu số tiền phải trả sẽ được chiết khấu 5%.
Quy định cho cả ba mức đều được mong muốn khi có thể thỏa thuận. Điều này cung cấp chỗ trống để linh hoạt điều khi giao dịch với các bên khác, những Công ty có thể có bộ tiêu chuẩn riêng của họ.
- Thư viện mẫu hợp đồng. Phần này mô tả nội dung cụ thể và bố cục của các điều khoản mong muốn trong các loại hợp đồng khác nhau.
Ví dụ: các điều khoản bảo mật trong Thỏa thuận không tiết lộ có thể phức tạp và cụ thể hơn đáng kể so với các điều khoản trong Thỏa thuận mua bán giao dịch.
Nội dung và bố cục của các điều khoản trong hầu hết các hợp đồng có thể được thương lượng. Vì sự khác biệt và xung đột thường xảy ra trong các cuộc đàm phán, việc có các tiêu chuẩn hợp đồng đặt ra trước có thể đẩy nhanh việc đi đến kết luận. Nếu kết luận đó không khả quan như mong muốn, rủi ro của giao dịch có thể được ghi nhận, tính toán và đánh giá mức độ đối với bên tham gia.
“Các tiêu chuẩn của Hợp đồng không phải được đặt ra một lần rồi áp dụng mãi. Nó cần được cải tiến liên tục cho phù hợp với bối cảnh của mỗi giai đoạn.”
Điều này có nghĩa là các bản cập nhật theo thời gian sẽ cần thiết, để cải thiện khả năng tồn tại của các tiêu chuẩn và mức độ phù hợp của các nội dung của chúng, để tận dụng các cải tiến trong thực tiễn và công nghệ, để thích ứng với những thay đổi trong môi trường pháp lý và đáp ứng tốt hơn cho những trường hợp không mong muốn .
Nếu đã hơn sáu tháng kể từ khi các tiêu chuẩn hợp đồng của bạn được xem xét lần cuối, bạn thực sự nên lập kế hoạch rà soát, đánh giá và cải tiến càng sớm càng tốt.
Bài viết này sẽ bao gồm:
- Tại sao bạn có thể cần tiến hành xem xét các tiêu chuẩn hợp đồng ngay từ bây giờ?
- Một cách tiếp cận để tiến hành xem xét các tiêu chuẩn hợp đồng
- Hướng dẫn phát triển các ý tưởng mới về việc thiết lập các tiêu chuẩn hợp đồng
- Làm thế nào để làm cho các tiêu chuẩn hợp đồng của bạn luôn phù hợp kịp thời với bối cảnh
Tại sao bạn có thể cần tiến hành đánh giá tiêu chuẩn Hợp đồng ngay từ bây giờ?
Tần suất cập nhật của các tiêu chuẩn hợp đồng thường khá thoải mái, vì tốc độ thay đổi bên ngoài thường không quá đột ngột và dễ quản lý. Bạn chỉ cần sửa đổi quá trình cập nhật thường xuyên để tránh bị “không còn phù hợp”.
“Những hậu quả đáng kinh ngạc của Covid-19 và phản ứng của chính phủ đối với nó, đã cho thấy những khiếm khuyết nghiêm trọng về phạm vi, khả năng tồn tại và mức độ phù hợp của các tiêu chuẩn hợp đồng của nhiều Doanh nghiệp. "
Một bài học quan trọng cho các doanh nghiệp từ đại dịch là các hợp đồng hiện tại cần phải được cập nhật khẩn cấp để đối phó tốt hơn với quy mô phức tạp, không chắc chắn, biến động và không rõ ràng trải qua đến năm nay cũng như sự đổ vỡ và gián đoạn kinh tế - xã hội gây ra.
Thực hiện việc cập nhật điều chỉnh các hợp đồng mẫu một cách hiệu quả phụ thuộc vào việc rà soát kỹ lưỡng, hiện đại hóa và cập nhật các tiêu chuẩn hợp đồng. Những cập nhật này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong tất cả các hợp đồng mới.
Phương pháp tiếp cận để tiến hành đánh giá tiêu chuẩn hợp đồng
Nói chung, có thể có tối đa bốn yếu tố trong một cuộc đánh giá tiêu chuẩn hợp đồng:
1. Phân tích vấn đề cốt lõi
Các tiêu chuẩn hợp đồng thường được thiết kế để đáp ứng các loại ràng buộc và rủi ro khác nhau. Như đã thảo luận ở trên, những vấn đề cốt lõi chủ yếu bên ngoài này có thể đến và đi theo thời gian và có thể tăng cường hoặc suy yếu theo chu kỳ. Tác động của chúng đối với kết quả hợp đồng có thể ngay lập tức và rõ ràng, hoặc chậm và sâu sắc.
2. Kiểm tra thư viện mệnh đề/thuật ngữ
Nếu công ty của bạn đã xây dựng một thư viện mệnh đề/thuật ngữ:
- Xem xét mọi điều khoản để xác định xem nó có cần cập nhật hay loại bỏ hay không, dựa trên những thay đổi đối với các vấn đề cốt lõi ảnh hưởng đến tiêu chuẩn khi nó được thiết lập lần cuối
- Đánh dấu bất kỳ mệnh đề nào không còn bắt buộc
- Đề xuất các thay đổi đối với nội dung hoặc bố cục trong các điều khoản yêu cầu cập nhật
- Quyết định xem có cần mệnh đề/thuật ngữ nào mới nào không và quy định về cách sử dụng chúng
- Ghi lại tất cả các thay đổi được đề xuất.
3. Đánh giá thư viện mẫu hợp đồng
Nếu Công ty của bạn có xây dựng thư viện mẫu hợp đồng:
- Xem lại mọi mẫu để xác định xem mẫu có các điều khoản cần cập nhật hoặc xóa
- Đánh dấu bất kỳ mệnh đề/điều khoản nào không còn bắt buộc
- Đề xuất các thay đổi đối với nội dung hoặc bố cục trong các điều khoản yêu cầu cập nhật
- Quyết định xem có cần bất kỳ mệnh đề/thuật ngữ/điều khoản nào mới nào không và cách sử dụng chúng
- Ghi lại tất cả các thay đổi được đề xuất.
4. Cập nhật tiêu chuẩn hợp đồng
Bất kỳ thay đổi nào đối với các khuyến nghị điều chỉnh tiêu chuẩn về Hợp đồng của Công ty phải được lập thành văn bản rõ ràng, để sử dụng trong lần xem xét các tiêu chuẩn hợp đồng tiếp theo. Sau khi được chấp thuận, các khuyến nghị cần được thực hiện ngay lập tức và đào tạo tập huấn cho tất cả những người liên quan đến quy trình Hợp đồng.
Việc xem xét các tiêu chuẩn hợp đồng là một quá trình có thể phức tạp do:
- Bề rộng: số lượng các loại hợp đồng cần các tiêu chuẩn riêng, và
- Độ sâu: số lượng tiêu chuẩn đang có hiệu lực.
Hướng dẫn phát triển ý tưởng mới để thiết lập tiêu chuẩn hợp đồng
Trong bài nói chuyện TED năm 2016 của nhà tâm lý học Adam Grant “Những thói quen đáng ngạc nhiên của những người suy nghĩ nguyên bản”, ông đã thảo luận về hai trong số những thói quen có thể hữu ích khi xem xét các tiêu chuẩn hợp đồng của Công ty bạn:
1. Luôn nghi ngờ
Nghi ngờ là để thách thức sự khôn ngoan, kích thích bạn luôn tìm ra lý do “Tại sao”, để xem liệu nó có còn phù hợp và hợp lệ hay không, và suy nghĩ một lựa chọn tốt hơn, trong đó 'tốt hơn' có thể có nghĩa là chính xác hơn, phù hợp hơn, hiệu quả hơn, hơn thế nữa, miễn là nó mang lại sự cải tiến.
2. Nhìn mọi thứ bằng đôi mắt mới mẻ
Dựa trên quan điểm cho rằng sự quen thuộc tạo ra sự coi nhẹ, mọi người có khuynh hướng tự nhiên là đọc lướt hoặc bỏ qua các chi tiết của một điều gì đó rất phổ biến mà không cần quá chú ý khi gặp lại nó.
Hãy xem xét điều gì đó đã thấy nhiều lần trước đây như thể đó là lần đầu tiên, dành thời gian của bạn với mục đích hiểu rõ về nội dung đó khi hoàn thành, có thể cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện hoặc lý do để loại bỏ.
Vậy, làm thế nào để tận dụng hai chia sẻ trên từ Adam Grant trong việc thiết lập tiêu chuẩn hợp đồng của công ty? Đó là bằng cách xem xét hai khía cạnh của tiêu chuẩn:
1. Hồ sơ theo dõi:
- Khả năng chấp nhận: mức độ đồng ý của bên đối tác để sử dụng tiêu chuẩn của công ty, nhất là khi nó trái ngược với việc sử dụng lựa chọn hợp đồng/điều khoản mẫu của bên đối tác.
- Lợi ích: mức lợi ích mong đợi thu được từ việc sử dụng tiêu chuẩn.
2. Mức độ liên quan đang diễn ra:
Khả năng tiêu chuẩn sẽ vẫn phù hợp với mục đích trong ngắn hạn, đối chiếu với mức độ thay đổi giữa các điều kiện khi tiêu chuẩn được thiết lập lần cuối và hiện tại.
Làm thế nào để làm cho các tiêu chuẩn hợp đồng của bạn luôn phù hợp kịp thời với bối cảnh?
Giả sử Nhà cung cấp không thể giao những gì đã đặt hàng trước ngày đã quy định trong hợp đồng. Các lý do có thể bao gồm sự thiếu hụt nguyên liệu, lực lượng lao động bị hạn chế hoặc đình công, chỉ thị về cấm vận hoặc giãn cách xã hội,… hoặc tất cả những điều trên.
Các phản ứng điển hình của hợp đồng đối với sự kiện không giao hàng có thể bao gồm:
- Phạt do không thực hiện,
- Tạm thời đình chỉ nghĩa vụ trong trường hợp bất khả kháng, hoặc
- Chấm dứt hợp đồng nếu thời gian nhất định hoặc ngày giao hàng cụ thể đã được thống nhất.
Những phản ứng xử lý này có thể không giúp ích gì nhiều cho bên mua bởi vì họ không giải quyết được vấn đề cơ bản của việc không nhận được hàng.
“Trong những trường hợp như vậy và nhiều trường hợp khác, hợp đồng cần phải đối phó với ảnh hưởng của bất kỳ sự không chắc chắn nào bằng cách quy định các điều khoản hoặc lựa chọn có thể giúp khắc phục những ảnh hưởng đó."
Một số lựa chọn có thể cân nhắc để giúp phản ứng của Hợp đồng của bạn linh hoạt hơn:
- Quyền cho khách hàng yêu cầu tạm ngừng hoặc thu hẹp quy mô độc quyền, các cam kết tối thiểu hoặc các nghĩa vụ khác, cho phép khách hàng đặt hàng với các nhà cung cấp khác.
- Quyền cho một trong hai bên yêu cầu gia hạn miễn phí phạt để thực hiện nghĩa vụ.
- Một điều khoản cho phép khách hàng nắm quyền kiểm soát tạm thời từ nhà cung cấp đối với việc cung cấp sản phẩm và/hoặc dịch vụ.
- Các quyền và nghĩa vụ tạm thời trong thời gian gián đoạn như Covid-19.
- Quyền, sau khi thay đổi luật hoặc chỉ thị của chính phủ ảnh hưởng bất lợi đến việc thực hiện hợp đồng hoặc làm cho hợp đồng trái pháp luật, để các bên thỏa thuận về các phương pháp giúp hợp đồng trở về đúng hướng mang lại lợi ích mục tiêu ban đầu đã xác định.
- Một điều khoản bất khả kháng được chỉ định đúng, hoàn toàn và hiệu quả, kết hợp tất cả những kiến thức về khó khăn đã thu được do Covid-19 mang lại.
- Một điều khoản thay đổi do bất lợi nghiêm trọng trao quyền chấm dứt hợp đồng trước khi hoàn thành hoặc đàm phán lại các điều khoản của nó, sau một sự kiện làm thay đổi đáng kể vị trí của các bên đến mức hợp đồng không còn hiệu lực hoặc không thể thực hiện được.
- Các điều khoản chuyên dụng chi tiết về các sự kiện cụ thể như đại dịch hoặc gián đoạn do hoạt động quản lý hành chính.
Gói (lại)
Với hoàn cảnh khó khăn của đại dịch, nhiều bằng chứng cho thấy rằng nhiều hợp đồng của các công ty dường như đã không còn phù hợp và thậm chí có thể mang lại các rủi ro/nguy hiểm cho chính họ. Những hợp đồng đó dường như đã được soạn thảo cho những thời điểm thuận lợi, và đến bây giờ, nhiều phần nội dung của nó đã không có tác dụng hoặc không dùng được.
Cập nhật các tiêu chuẩn hợp đồng, làm cho chúng sẵn sàng và linh hoạt hơn, là một khởi đầu tốt, nhất là khi bạn là một contract manager. Sau đó, các tiêu chuẩn cập nhật sẽ được áp dụng ngay cho các hợp đồng mới và có thể được xét xét để đàm phán điều chỉnh các hợp đồng đang thực hiện.
Hãy nhớ rằng các tiêu chuẩn hợp đồng của bạn sẽ vẫn phải đi qua quá trình thương lượng và sẽ có thể không được chấp nhận trong mọi trường hợp hoặc đối với tất cả các đối tác.
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn, có thể tham khảo Chương trình huấn luyện Kỹ năng hợp đồng chuyên sâu tại LETO Academy để nâng cấp tư duy quản trị hợp đồng của bạn.
---Trần Kiên - Luật sư điều hành---
Để có thêm kỹ năng về Hợp đồng, bạn tham khảo thêm:
----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Địa chỉ: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
🌎Website:
https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A
#Analytics #Operation #Transformation
#RiskManagement #Compliance #LegalHR
