Thách thức trong Hợp đồng

Chính sách rà soát pháp lý

• Bộ phận pháp chế cần kiểm soát các công việc chuyển đến phòng pháp chế bằng cách tạo chính sách để doanh nghiệp tuân theo. Điều này bắt đầu bằng việc viết ra những gì Bộ phận pháp chế phải/cần/sẽ xem xét.
• Chủ doanh nghiệp phải để pháp chế tham gia vào một số giao dịch nhất định. Xác định xem chính sách nội bộ có bao gồm danh sách những gì các phòng ban trong doanh nghiệp có thể xử lý mà không có sự tham gia của pháp chế hay không, và  những gì các phòng ban khác không được xử lý nếu không có sự hỗ trợ của pháp chế. 
• Rủi ro: mục tiêu là loại bỏ rủi ro pháp lý. Rủi ro phụ thuộc vào ngành, địa lý và văn hóa của công ty, vì vậy không có một chính sách nào áp dụng được chung cho các công ty khác nhau, nhưng có một số loại chung mà các nhóm pháp chế có thể đồng ý, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
  • Các mẫu NDA tiêu chuẩn nên được giao cho một số bộ phận trong doanh nghiệp tự thực hiện mà không cần phải thông qua Bộ phận pháp chế.
  • Các hợp đồng có giá trị thấp, rủi ro thấp mà không cần can thiệp hoặc tác động vào vào bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nhạy cảm nào của Doanh nghiệp thì nên cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp tiến hành một cách độc lập.
• Phân tách chính sách theo các loại hợp đồng và tạo các nhóm lớn. Tùy thuộc vào ngành, có thể cần nhiều nhóm hơn hoặc đặc biệt, nhưng tối thiểu hãy xem xét các hạng mục chung như: (i) hợp đồng mua; (ii) các hợp đồng tạo ra doanh thu; (iii) các thỏa thuận hợp tác hoặc trao đổi thông tin.
• Xác định giá trị của các thỏa thuận với nhà cung cấp/khách màng mà số tiền ở mức doanh nghiệp có thể ký hợp đồng mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ nào từ Bộ phận pháp chế. Khi xem xét xác định số tiền này, hãy xem xét cả các biến số khác có thể gây rủi ro bên cạnh số tiền được phân bổ (ví dụ: liệu nhà cung cấp có được xem/được cung cấp bất kỳ dữ liệu quan trọng nào hay cần phải có mặt tại cơ sở thực tế, vấn đề về quản lý tài sản sở hữu trí tuệ, …). Hãy đưa chúng và chính sách nội bộ.
• Bất kể loại hợp đồng nào, hãy mô tả các nhóm giao dịch nằm trong chính sách. Đôi khi, việc sử dụng tiêu đề hợp đồng quá hạn chế trong các chính sách, hoặc đôi khi, không có một "loại" hợp đồng cụ thể nào dễ mô tả trong một chính sách và việc mô tả giao dịch dự tính sẽ dễ dàng hơn.
• Mối quan hệ của một số bên thứ ba rất phức tạp nên hợp đồng với họ phải luôn được xem xét pháp lý. Cho dù mối quan hệ kinh doanh đang rất đáng tin cậy và thân thuộc hay bản chất của mối quan hệ kinh doanh là phức tạp, trong nhiều trường hợp, một danh sách các bên thứ ba cụ thể có thể được đưa vào chính sách để đảm bảo sự tham gia của pháp chế vào các cuộc đàm phán với các đối tác cụ thể đó.
• Nếu có các mức độ kiểm soát do các bộ phận khác trong doanh nghiệp quản lý có rủi ro thấp, thì chính sách rà soát pháp lý có thể có cả các tiêu chí phải được tuân thủ trong các quy trình kinh doanh khác. Ví dụ, nếu tổ chức có một giao dịch mua sắm hợp tác với một số nhà cung cấp nhất định yêu cầu họ phải có Hợp đồng thỏa thuận tổng thể/Hợp đồng nguyên tắc trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào, thì các cam kết tiếp theo theo thỏa thuận tổng thể đó trong quá trình thực hiện có thể được tiến hành mà không cần bất kỳ sự can dự nào của pháp chế, miễn là tổ chức bao gồm các rủi ro dự tính có thể dự đoán được đối với loại dịch vụ/hàng hóa mà nhà cung cấp sẽ cung cấp.
• Nếu có sẵn các mẫu mà doanh nghiệp có thể sử dụng - miễn là chúng không thay đổi - thì đó phải là một phần của chính sách. (NDA là một ví dụ hoàn hảo cho tình huống này. Mọi công ty nên có một mẫu NDA mà các bộ phận trong doanh nghiệp được trao quyền sử dụng chủ động).
• Một số khía cạnh của chính sách có thể đòi hỏi các cuộc thảo luận quan trọng và đàm phán nội bộ với các bên liên quan khác và chủ sở hữu doanh nghiệp. Nếu chính sách này tạo ra các nghĩa vụ mới cho các bộ phận trong doanh nghiệp thì các nghĩa vụ đó cần được xác định rõ ràng. 
• Tạo một kế hoạch giao tiếp đơn giản và thực hiện theo nó. Là một phần của kế hoạch truyền thông nội bộ, có thể cần một kế hoạch quản lý sự thay đổi rộng hơn nếu chính sách tạo ra những thay đổi đủ quan trọng đối với cách mọi người/mọi bộ phận tham gia vào quá trình quản lý hợp đồng.