Bài viết đầu tiên của Chuỗi bài hướng dẫn thành lập Phòng pháp chế nội bộ dành cho Luật sư nội bộ hoặc người phụ trách pháp chế đầu tiên của công ty là Vai trò của người pháp chế đầu tiên và kỳ vọng của công ty.
Sau khi pháp chế pháp lý đầu tiên hiểu được kỳ vọng của công ty, họ phải xác định cách đáp ứng tốt nhất những kỳ vọng đó. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về cách pháp chế nội bộ có thể mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty và có lẽ quan trọng hơn là cách mà người pháp chế có thể chứng minh giá trị của những lợi ích đó đối với ban quản lý công ty. Phần này xác định các vai trò chính mà người pháp chế đầu tiên nên tập trung vào, sau đó minh họa cách định lượng lợi ích của các vai trò này để chứng minh giá trị của bộ phận pháp chế.
Để mang lại lợi ích cho công ty, một số vai trò và trách nhiệm quan trọng nhất mà pháp chế nên tập trung vào bao gồm:
Rất nhiều chính sách và các biểu mẫu nội bộ được chia sẻ trong Bộ tài liệu pháp chế doanh nghiệp
Mặc dù việc bổ sung pháp chế nội bộ có thể mang lại lợi ích đáng kể cho công ty, nhưng thường rất khó để định lượng và chứng minh giá trị của những lợi ích này. Điều này là do nhiều lợi ích thu được từ vai trò củapháp chế là vô hình, có nghĩa là việc chứng minh giá trị của chúng đối với công ty có thể yêu cầu sử dụng các ước tính và giả định dựa trên một số dữ liệu. Phần này cung cấp một số lời khuyên để giúp người pháp chế đầu tiên cố gắng định lượng khoản tiết kiệm chi phí của bộ phận pháp lý và ước tính giá trị của một số lợi ích vô hình hơn của pháp chế đầu tiên.
Số liệu đơn giản nhất mà một pháp chế đầu tiên có thể sử dụng để chứng minh giá trị của bộ phận pháp chế liên quan đến việc tính toán chi phí hàng giờ để thực hiện công việc nội bộ nhằm so sánh chi phí này với tỷ lệ thanh toán theo giờ của luật sư bên ngoài. Nói chung, số liệu này tính toán chi phí toàn bộ bộ phận pháp chế (bao gồm các điều chỉnh về chi phí tiền lương, phúc lợi và chi phí cơ sở vật chất) và chia cho tổng số giờ làm việc của bộ phận pháp chế. Số liệu kết quả sẽ cung cấp một con số về chi phí theo giờ để thực hiện công việc nội bộ, có thể được so sánh với mức phí theo giờ do Luật sư bên ngoài tính. So sánh này có thể chứng minh cho ban quản lý công ty thấy số tiền tiết kiệm được bằng cách thực hiện công việc pháp chế nội bộ.
Mặc dù việc giảm chi phí cho công ty có thể được chứng minh vì nó có thể định lượng được, nhưng việc định lượng giá trị của những lợi ích vô hình hơn như kiến thức của pháp chế nội bộ về doanh nghiệp và các nỗ lực pháp lý phòng ngừa sẽ khó hơn nhiều. Ví dụ: khả năng ngăn chặn một vụ kiện sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc phải khởi kiện, giải quyết hoặc tệ hơn là thua kiện. Tuy nhiên, việc xác định chính xác mức độ tốn kém của vụ kiện tụng là vô cùng khó khăn. Ước tính chi phí dựa trên các yếu tố khác nhau (chẳng hạn như loại vấn đề/vụ kiện, cơ quan tài phán (Tòa án/Trọng tài), các bên liên quan, mức độ tranh cãi, v.v.) và sử dụng dữ liệu/thông tin lịch sử có thể cung cấp một số chỉ số về giá trị mà pháp chế đạt được thông qua phương pháp phòng ngừa này. Sơ đồ dưới đây cung cấp các ước tính về giá trị gia tăng từ những lợi ích vô hình hơn này:
|
Lợi ích của pháp chế nội bộ |
Giá trị gia tăng |
|
Hiểu biết kinh doanh |
20% - 25% |
|
Giảm thiểu chi phí pháp lý |
Thường thấp hơn 20% - 30% |
|
Can thiệp sớm/nỗ lực phòng ngừa |
10% - 15% |
Ngoài việc sử dụng ước tính giá trị như những ước tính ở trên, người pháp chế thứ nhất có thể chứng minh giá trị của bộ phận pháp chế theo những cách sau:
Trong các ngành được quản lý chặt chẽ, pháp chế nội bộ có thể chứng minh giá trị thông qua việc phát triển các chương trình tuân thủ của công ty đáp ứng rõ ràng các yêu cầu của các quy định có liên quan đó.
Trong trường hợp tránh được hoặc giải quyết được vụ kiện tụng, pháp chế nội bộ nên giải thích với ban quản lý rằng các chi phí xét xử đã tránh được cho công ty. Giá trị của những khoản tiết kiệm chi phí này có thể được ước tính bằng cách xem xét chi phí lịch sử của các vụ kiện tương tự.
Pháp chế nội bộ cũng có thể chứng minh giá trị đối với ban quản lý bằng cách theo dõi bất kỳ sản phẩm công việc hữu hình nào do bộ phận pháp chế tạo ra (chẳng hạn như chính sách công ty bằng văn bản, tài liệu đào tạo nhân viên hoặc các văn bản tham mưu cho ban quản lý công ty có chứa lời khuyên về các vấn đề pháp lý hoặc kinh doanh). Sản phẩm công việc như thế này đặc biệt hữu ích trong việc thể hiện giá trị nếu nó được tạo ra để đáp ứng các kỳ vọng cụ thể của công ty. Hơn nữa, khi một công ty có một số phòng ban đang đưa ra các yêu cầu khác nhau, điều bắt buộc là pháp chế phải theo dõi các nhiệm vụ khác nhau này và cung cấp một danh sách báo cáo thống kê toàn diện các nhiệm vụ mà pháp chế đã hoàn thành hỗ trợ cho mọi bộ phận trong công ty. Đặc biệt ở các công ty lớn hơn hoặc những công ty có nhiều văn phòng, các phòng ban khác nhau thường không biết về nhiệm vụ của các phòng ban khác và các vấn đề mà pháp chế đang xử lý, do đó, một phần thách thức đối với pháp chế chỉ đơn giản là thông báo cho các phòng ban khác nhau và giáo dục họ về các trách nhiệm khác nhau của pháp chế tại bất kỳ thời điểm nào.
Giá trị và thành công của bộ phận pháp luật có thể được chứng minh rõ ràng hơn thông qua việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng (nghĩa là thông qua Tuyên bố sứ mệnh hoặc Kế hoạch quản lý pháp lý chiến lược) và sau đó ghi lại định kỳ các bước khẳng định được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu đó.
Một pháp chế đầu tiên cũng có thể chứng minh giá trị bằng cách tạo các cuộc khảo sát về sự hài lòng của công ty và các phòng ban để đánh giá hiệu suất của bộ phận pháp chế. Mặc dù các khảo sát về sự hài lòng dựa trên các thước đo chủ quan, nhưng chúng nên được thiết kế dưới dạng sử dụng thang đo định lượng (ví dụ: chấm điểm trên thang số) để kết quả có thể được so sánh nhằm chứng minh sự cải thiện của bộ phận. Việc sử dụng các khảo sát về sự hài lòng của phòng ban được chia sẻ trong một bài viết khác ở chuỗi bài này.
Một cách khác để chứng minh giá trị của bộ phận pháp chế là thông qua việc sử dụng rộng rãi các số liệu. Bằng cách so sánh các số liệu theo thời gian, một pháp chế có thể chứng minh những cải thiện về hiệu suất của bộ phận pháp chế và khả năng tiết kiệm chi phí cho công ty. Sau đây là một số số liệu có thể giúp chứng minh giá trị:
Do đó, ngay từ đầu, điều quan trọng là pháp chế phải nhận thức được tầm quan trọng của việc chứng minh giá trị của bộ phận pháp chế mới và nên chuẩn bị sẵn sàng để thu thập dữ liệu nhằm tạo ra các chỉ số và ước tính dành riêng cho công ty của họ tương tự như những chỉ số được đề cập ở trên. Ngoài ra, một pháp chế đầu tiên nên cố gắng chứng minh giá trị ngay từ đầu bằng cách giải quyết trước một số vấn đề nhỏ hơn (và dễ đo lường được) có khả năng mang lại những kết quả tốt sớm và đáng chú ý trước khi giải quyết các vấn đề lớn và khó khăn hơn.
Còn tiếp ...
--- Tác giả: Luật sư Trần Kiên ---
Bài viết liên quan về pháp chế doanh nghiệp tại LETO Insights:
Tham khảo thêm:
----------------------🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📮Email: info@leto.vn
📌Address: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
♻️ Fanpage: LETO Strategic Solutions
🌎Website: https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A #Analytics #Operation #Transformation
#RiskManagement #Compliance #LegalHR
