Người pháp chế đầu tiên của một tổ chức có một nhiệm vụ rất quan trọng và khó khăn - họ phải tạo ra vị thế có thể hướng dẫn công ty về mặt pháp lý và tư vấn cho họ trong hoạt động kinh doanh của họ, trong bối cảnh chưa có tiền lệ và điển hình là không có cấu trúc hoặc hướng dẫn đã được thiết lập.
Cho dù luật sư được thuê để thành lập bộ phận pháp chế nội bộ đầu tiên của tổ chức đã từng là pháp chế nội bộ trước đây hay chưa, thì việc tạo ra chức năng pháp lý nội bộ mới có thể vừa khó khăn vừa đầy thách thức. Chuỗi bài này tìm cách hướng dẫn luật sư chịu trách nhiệm thành lập phòng pháp chế nội bộ giải quyết nhiều chủ đề mà bạn sẽ gặp phải, từ việc hiểu kỳ vọng của công ty đến cách giao tiếp với công ty mới để thiết lập ngân sách và quy trình.
Hiểu Vai trò của Người pháp chế đầu tiên
Mong muốn tránh chi phí cao khi thuê tư vấn bên ngoài đang được tăng cường trong môi trường doanh nghiệp hiện tại bởi cuộc khủng hoảng kinh tế gần đây, nhu cầu cắt giảm chi phí và nhu cầu tuân thủ quy định ngày càng tăng. Để chống lại điều này, các công ty lớn hơn đang thuê thêm luật sư để xây dựng bộ phận pháp lý nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng và tránh chi phí tư vấn bên ngoài cao.
Ngày càng có nhiều luật sư được thuê vì kinh nghiệm quản lý kinh doanh cũng như kiến thức pháp luật của họ. Luật sư được sử dụng để đảm bảo rằng chủ sử dụng lao động đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt hơn của các quy định về quản trị công ty, bao gồm Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán Bộ luật lao động, Luật thuế, …
Luật sư đầu tiên được một công ty tuyển dụng thường cần hướng dẫn công ty trong nhiều lĩnh vực. Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù cố vấn pháp chế nội bộ sẽ có nhiều lĩnh vực trọng tâm khác nhau tùy thuộc vào công ty của họ, nhưng chuỗi bài này được thiết kế để đưa ra lời khuyên rộng rãi cho bất kỳ chuyên viên pháp chế doanh nghiệp nào đang phục vụ hoặc nghĩ đến việc chấp nhận vị trí là người pháp chế đầu tiên của công ty. Người pháp chế đầu tiên này có thể phục vụ cho toàn bộ công ty hoặc chỉ cho một số phân khúc kinh doanh nhất định và có thể có các kinh nghiệm làm việc trước đây khác nhau.
Trước khi bắt đầu với tư cách là người cố vấn pháp chế đầu tiên của công ty, điều quan trọng là phải hiểu những kỳ vọng của công ty khi quyết định thuê luật sư nội bộ. Thông tin này sẽ định hình các ưu tiên của người pháp chế, cũng như các ưu tiên của bộ phận pháp lý (nếu có bộ phận pháp lý). Hiểu được những kỳ vọng của công ty đòi hỏi phải xác định cả những đặc điểm chung mà các công ty mong đợi từ pháp chế nội bộ và những kỳ vọng cụ thể hơn của công ty đối với chức năng pháp lý.
Chất lượng: Khái niệm “chất lượng” bao gồm nhiều kỹ năng, chẳng hạn như đào tạo pháp lý, tính chuyên nghiệp, kinh nghiệm, khả năng phán đoán, kỹ năng hỗ trợ cho các bộ phận trong công ty, giao tiếp và đàm phán. Công ty thường không phải là luật sư và do đó có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá kiến thức pháp lý và kỹ năng của luật sư nội bộ và thay vào đó, họ có thể đánh giá dựa trên các khía cạnh chất lượng có thể đo lường được như khả năng đáp ứng, tính kịp thời, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, tính cách và khả năng làm việc như một phần của một nhóm quản lý.
Định hướng kinh doanh: Công ty thường mong đợi cố vấn nội bộ hiểu và cam kết với hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, cố vấn pháp lý nội bộ được kỳ vọng sẽ sở hữu các kỹ năng quản lý và kinh doanh tốt hơn so với cố vấn pháp lý bên ngoài và hòa nhập hoàn toàn hơn với công ty và ngành của công ty. Người cố vấn pháp lý nội bộ có thể được yêu cầu tham gia vào các cuộc họp của các giám đốc điều hành chủ chốt của công ty. Chuỗi bài viết này cũng sẽ chia sẻ chi tiết hơn về cách tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhạy cảm về chi phí: Cố vấn pháp chế nội bộ thường được kỳ vọng sẽ tiết kiệm chi phí cho công ty và quản lý tổng thể chi tiêu pháp lý bên trong và bên ngoài. Để đạt được mục tiêu này, một công ty có thể mong đợi người pháp chế đầu tiên của mình phát triển hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc, quản lý vấn đề và các công cụ chấm công để đo lường chi phí pháp chế và thông báo chúng cho công ty.
Hiệu quả và Năng suất: công ty cũng mong đợi người pháp chế nội bộ chủ động trong việc bắt đầu cải tiến và đổi mới cũng như xác định các cách để hợp lý hóa các quy trình làm việc định kỳ. Việc đáp ứng kỳ vọng về năng suất của công ty cũng có thể yêu cầu người pháp chế nội bộ sử dụng hiệu quả các trợ lý pháp lý và nhân viên phi pháp lý, ủy quyền các vấn đề phi pháp lý cho các bộ phận khác của công ty, giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính, tránh dư thừa và tạo đảm bảo bộ phận pháp lý sẵn sàng bổ sung các khả năng mới khi cần.
Tính linh hoạt và đa nhiệm: công ty cũng mong đợi cố vấn pháp chế nội bộ có thể thích ứng với những cải tiến mới, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và công nghệ. Một cán bộ pháp chế mới nên sẵn sàng tận dụng các công nghệ như mạng nội bộ, hệ thống quản lý vấn đề và các phần mềm quản lý, để thúc đẩy hiệu quả và duy trì kết nối với công ty.
Tốc độ và sự tinh gọn: Một phần là do những tiến bộ công nghệ gần đây trong doanh nghiệp nói chung và trong ngành pháp lý nói riêng, các công ty ngày càng mong đợi thời gian phản hồi nhanh từ luật sư nội bộ. Vì vậy, một chuyên viên pháp lý nội bộ đầu tiên nên chuẩn bị khả năng sử dụng công nghệ để hợp lý hóa việc giao tiếp với công ty và cải thiện quy trình làm việc của bộ phận pháp lý.
Khả năng đưa ra lời khuyên chiến lược và chủ động: công ty thường mong đợi hơn nữa các cố vấn pháp lý nội bộ sẽ đóng vai trò chủ động trong việc tư vấn cho các sáng kiến chiến lược và kế hoạch kinh doanh trong tương lai của công ty. Do đó, điều quan trọng là phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bộ phận pháp lý cũng như mối liên hệ của những trách nhiệm đó với hoạt động kinh doanh và kế hoạch chiến lược lớn hơn của công ty. Các bài viết tiếp theo trong chuỗi bài viết này cũng sẽ hướng dẫn chi tiết về việc tìm hiểu về chiến lược công ty và kết hợp sứ mệnh của bộ phận pháp lý với chiến lược đó.
Quản lý và kiểm soát rủi ro: Do sự giám sát của cơ quan quản lý ngày càng tăng trong 10 năm qua, các công ty cũng mong đợi cố vấn pháp lý của họ chủ động quản lý rủi ro. Cố vấn nội bộ dự kiến sẽ xác định một loạt rủi ro xung quanh hoạt động của công ty. Họ có thể xác định các thông tin chi tiết về tác động và hậu quả của rủi ro kèm theo cũng như các đề xuất cho các phương pháp xử lý. Điều quan trọng đối với chuyên viên pháp lý nội bộ đầu tiên là phải chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng những kỳ vọng chung này để họ có thể ngay lập tức gia tăng giá trị cho công ty của mình.
Ngoài việc cố gắng đáp ứng các kỳ vọng chung ở trên, người cố vấn pháp lý nội bộ đầu tiên nên hỏi công ty những câu hỏi sau để làm rõ các kỳ vọng cụ thể của công ty và đặt nền tảng cho việc thành lập một bộ phận pháp chế thành công:
Mặt khác, một người quản lý sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện đúng cách, tổ chức được cấu trúc đúng đắn, và các hệ thống và thủ tục cần thiết được đưa ra. Thông thường, người quản lý tập trung vào việc giám sát quy chế, quy trình này thường liên quan đến mức độ chi tiết cao và tương tác thường xuyên với các nhân viên liên quan. Người phụ trách bộ phận pháp lý có thể được kỳ vọng sẽ đảm nhận cả hai vai trò này, phục vụ ở một số khía cạnh với tư cách là người lãnh đạo và ở một số khía cạnh với tư cách là người quản lý. Việc cân bằng những kỳ vọng khác nhau này có thể khó khăn nhưng với sự chuẩn bị và tổ chức phù hợp thì có thể thực hiện được.
Một luật sư giao dịch giúp đảm bảo rằng công việc pháp lý sẽ được thực hiện đúng cách và hiệu quả về chi phí. Tuy nhiên, một luật sư giao dịch giỏi có thể không suy nghĩ hoặc hành động một cách chiến lược. Nếu công ty đang phát triển, bộ phận pháp lý sẽ cần phát triển một kế hoạch chiến lược để phát triển cùng với công ty, điều này có thể yêu cầu một luật sư có nhiều kinh nghiệm và khả năng hơn với vai trò chiến lược.
Đóng vai trò là người hành nghề luật chính của công ty và cố vấn cho Giám đốc điều hành và Hội đồng quản trị, người pháp chế có thể được yêu cầu một loạt kỹ năng và ưu tiên, khác với vai trò là người quản lý pháp lý. Vì lý do này, điều quan trọng là phải làm rõ vai trò nào trong số những vai trò này mà công ty muốn người pháp chế đầu tiên đảm nhận.
Điều quan trọng đối với một người pháp chế đầu tiên là có thể thích nghi suôn sẻ với văn hóa doanh nghiệp của công ty mới. Điều đặc biệt quan trọng là xác định những gì cần thiết để phát triển, thay vì chỉ làm tốt trong công ty. Các cân nhắc bao gồm những thứ như giờ làm việc chính thực tế của công ty, nhân viên các bộ phận khác có thể được phản hồi các vấn đề về công việc sau giờ làm việc không, có môi trường tập thể không,…
Tất cả các hoạt động kinh doanh đều có rủi ro và điều quan trọng là phải xác định mức độ rủi ro mà công ty thường chấp nhận trong các giao dịch của mình và cách người pháp chế nội bộ sẽ quản lý rủi ro đó. Việc nắm bắt được mức độ rủi ro mà một công ty sẵn sàng chấp nhận là rất quan trọng đối với không chỉ các quyết định cụ thể của người phụ trách pháp lý liên quan đến rủi ro đối với công ty, mà còn đối với tổng thể công việc của họ - cách tiếp cận để ra quyết định thay mặt cho công ty.
Một người pháp chế đầu tiên nên tìm hiểu về các ngành hiện tại của công ty họ, cũng như bất kỳ chiến lược phát triển nào có thể có trong tương lai của công ty. Hơn nữa, cũng phải biết những chiến lược này sẽ yêu cầu chuyên môn đặc biệt nào. Ví dụ: họ nên xác định xem công ty có kế hoạch phát hành cổ phiếu ra công chúng hay không, muốn tối đa hóa tài sản sở hữu trí tuệ hay tăng giá trị cho cổ đông. Trong những trường hợp như vậy, Người pháp chế sẽ cần đảm bảo rằng họ am hiểu luật doanh nghiệp (bao gồm cả IPO) và chuẩn bị sẵn sàng cho những thách thức thường xảy ra trong các lĩnh vực này.
Nhiều công ty lần đầu tiên thành lập bộ phận pháp chế không biết chính xác những gì mong đợi cũng như không hiểu mọi vai trò mà một người phụ trách pháp chế có thể đảm nhận. Các công ty thường rất mơ hồ về chức năng của pháp chế nội bộ hoặc có thể mong đợi người pháp chế đầu tiên chủ động xác định vai trò của chính mình. Do đó, người pháp chế đầu tiên nên xác định mức độ độc lập mà họ sẽ có trong việc xác định vai trò và trách nhiệm của chính mình, đồng thời có thể đóng vai trò chủ động trong việc quản lý kỳ vọng của công ty.
Khi một công ty đưa ra quyết định thuê một người pháp chế nội bộ đầu tiên, công ty thường háo hức chờ xem người pháp chế nội bộ này có thể đem lại những gì. Tuy nhiên, dự đoán này cũng thường chứa nhiều thách thức đối với người pháp chế nội bộ mới, vì người này phải chuẩn bị sẵn sàng để quản lý các kỳ vọng của công ty. Người pháp chế mới thường phải đối mặt với những nhận thức sai lầm về vai trò của họ và/hoặc gặp phải những kỳ vọng không thực tế.
Các công ty trước đây chưa từng có nhân viên pháp chế có thể có ít kinh nghiệm làm việc với luật sư và ban đầu có thể không hiểu vai trò của luật sư/pháp chế nội bộ. Sự thiếu quen thuộc này có thể khiến người pháp chế đầu tiên đối mặt với nhiều nhận thức sai lầm của công ty. Sau đây là danh sách một số hiểu lầm phổ biến nhất mà pháp chế nội bộ có thể gặp phải với tư cách là người pháp chế đầu tiên cho công ty:
Những nhận thức sai lầm phổ biến được liệt kê ở trên có thể khiến công ty mong đợi Luật sư nội bộ hoặc Chuyên viên pháp chế đầu tiên thực hiện các nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi nhiệm vụ của họ hoặc tránh tham khảo ý kiến của họ. Cả hai phản ứng này đều làm giảm hiệu quả của cố vấn pháp lý nội bộ, và do đó Luật sư nội bộ/Người pháp chế đầu tiên của công ty bắt buộc phải làm việc ngay từ ngày đầu tiên để quản lý kỳ vọng của công ty.
Sau đây là danh sách các mẹo về cách một Luật sư nội bộ/Pháp chế đầu tiên có thể giải quyết và điều chỉnh những nhận thức sai lầm của công ty và giúp hài hòa các kỳ vọng:
Chia sẻ tiếp theo: Vai trò chính mà người pháp chế đầu tiên của Công ty nên tập trung
--- Tác giả: Luật sư Trần Kiên ---
Bài viết liên quan về pháp chế doanh nghiệp tại LETO Insights:
Tham khảo thêm:
----------------------🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📮Email: info@leto.vn
📌Address: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
♻️ Fanpage: LETO Strategic Solutions
🌎Website: https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A #Analytics #Operation #Transformation
#RiskManagement #Compliance #LegalHR
