Vai trò của Pháp chế Doanh nghiệp

Nếu bạn chưa quen với vị trí pháp chế doanh nghiệp hoặc lần đầu tiên tham gia vào một nhóm pháp chế (Legal Team) hoặc Phòng pháp chế (Legal Department) của Doanh nghiệp, thì bài viết này có thể chỉ dẫn ra cho bạn một số lưu ý để bổ sung vào kế hoạch tiếp cận nghề pháp chế doanh nghiệp của mình! Bài viết này tôi sẽ chia sẻ với bạn những vấn đề phổ biến nhất, các thách thức mà các bộ phận pháp chế phải đối mặt, cũng như chỉ ra Doanh nghiệp/Tổ chức nơi bạn làm việc sẽ mong đợi điều gì, kỳ vọng điều gì ở bạn – một nhân sự pháp chế?

Hiện nay, các Doanh nghiệp đều đã có những nhận thức rõ ràng về các trụ cột phát triển của họ, bao gồm Pháp lý - Marketing - Tài chính - Nhân sự và Công nghệ. Bạn và nhóm pháp chế trở thành một trong các trụ cột của Doanh nghiệp, được coi là một trong các nguồn lực chính giúp Doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên, để làm đúng vai trò này, bạn và những thành viên Nhóm pháp chế phải có chung tiếng nói với Chủ Doanh nghiệp, cùng ngôn ngữ với họ, hiểu Doanh nghiệp của mình và từ đó, thể hiện sự đóng góp cho tổ chức.

Những thách thức mà các bộ phận pháp chế phải đối mặt

Môi trường kinh doanh, quy định và chính trị đang thay đổi nhanh chóng và do đó, các Doanh nghiệp cũng liên tục thay đổi chiến lược, quy mô hoạt động, thậm chí, cả mô hình kinh doanh của họ. Cũng bởi vậy, các bộ phận pháp lý phải đối mặt với nhiều thách thức từ sự biến động trong chiến lược và hoạt động của Doanh nghiệp và các biến động thị trường mà Doanh nghiệp phải đối mặt, bao gồm:

• Gia tăng cạnh tranh không ngừng;
• Sự không chắc chắn về kế hoạch dài hạn và đầu tư;
• Chính sách pháp luật thay đổi nhanh và tăng lên;
• Bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ và nguy cơ xảy ra xâm phạm;
• Các nguy cơ khủng hoảng truyền thông mà Doanh nghiệp phải đối mặt;
• Toàn cầu hóa, bao gồm cả trong các lĩnh vực cung cấp dịch vụ;
• Thay đổi nhanh chóng trong áp dụng công nghệ;
• Thắt chặt ngân sách;
• Sự gia tăng kỳ vọng của Chủ doanh nghiệp đối với bộ phận Pháp chế;

Nhiều yếu tố trong số này sẽ xác định vai trò của Nhóm pháp chế ở từng Doanh nghiệp cụ thể. Các tổ chức ngày càng muốn Pháp chế của họ là trọng tâm của việc lập kế hoạch kinh doanh chiến lược, chứ không chỉ còn là người soạn thảo các văn bản pháp chế đơn thuần. Cũng như vai trò kiểm soát tuân thủ, các Nhân sự Pháp chế có vai trò to lớn trong việc giúp Doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh và bảo vệ tài sản, thương hiệu và danh tiếng.
Về cơ bản, đội ngũ pháp chế nội bộ ở đó để đảm bảo rằng các quyết định được ban hành ở thẩm quyền và chức năng phù hợp trong tổ chức và rằng cá nhân đưa ra các quyết định đó được tham mưu phù hợp về mức độ rủi ro pháp lý vốn có trong đó. Điều này cũng tương đương việc cung cấp bối cảnh cho mọi quyết định pháp lý được đưa ra ở Công ty. Hợp đồng, Tham mưu và Đào tạo tập huấn nội bộ là một cách pháp chế nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro của mình ở mức chấp nhận được. 

Nhóm pháp chế làm gì trong Doanh nghiệp?

Trong tất cả các khả năng, công việc của nhóm pháp chế của bạn sẽ là sự kết hợp của:

• Hỗ trợ giao dịch, bao gồm liên quan đến:
  • Thẩm định năng lực đối tác;
  • Đánh giá pháp lý Dự án;
  • Thương thảo, Đàm phán;
  • Hợp đồng (Đàm phán, Soạn thảo, Quản lý);
  • Kiểm soát tuân thủ.
• Giúp tổ chức hiểu được sự thay đổi về luật pháp và quy định có thể ảnh hưởng đến mô hình kinh doanh và hoạt động của tổ chức (Cập nhật quy định/chính sách pháp luật về ngành và lĩnh vực liên quan). Vai trò của Chuyên gia pháp chế nội bộ là hiểu các điểm áp lực, chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp và thông báo hiệu quả các rủi ro và các vấn đề pháp lý liên quan đến bất kỳ quyết định nào đối với ban lãnh đạo. Điều này cho phép ban lãnh đạo đưa ra các lựa chọn chiến lược sáng suốt trong phạm vi rủi ro pháp lý đã được xác định.
• Tư vấn, Tham mưu, Đề xuất, Đào tạo: Giúp tổ chức hiểu được ý nghĩa pháp lý và quy định của các dự án, sản phẩm, dịch vụ và kế hoạch mở rộng mới của mình.
• Giải quyết tranh chấp. Ví dụ:
  • Đánh giá rủi ro;
  • Thương lượng/Hòa giải;
  • Thực hiện thủ tục kiện tụng và tham gia phiên xử (tại Trung tâm trọng tài hoặc Tòa án);
  • Quản lý các hậu quả pháp lý của các thất bại kinh doanh (Tranh chấp hợp đồng, Tranh chấp cổ đông, Tranh chấp lao động, Tranh chấp Sở hữu trí tuệ, Giải thể, Phá sản).
• Công việc sở hữu trí tuệ (Xác lập quyền, Khai thác quyền, Bảo vệ quyền, Quản lý tài sản sở hữu trí tuệ, Tham gia kiểm toán quyền Sở hữu trí tuệ và các giao dịch liên quan đến Quyền sở hữu trí tuệ như Định giá trong M&A, Franchise).
• Lựa chọn, quản lý các Đối tác outsourcing (Như các Hãng Luật, Công ty kiểm toán, Ngân hàng tư vấn tài chính, …) và kiểm soát chi phí, chất lượng. 

Ngoài ra, bạn có thể quản lý rủi ro và giúp tổ chức của mình cải thiện hiệu quả bằng cách đưa ra cảnh báo sớm và thông tin tình báo (như việc thay đổi chính sách, chiến lược cạnh tranh không lành mạnh của các bên liên quan, …), đồng thời tham gia vào việc xây dựng chiến lược của tổ chức. Việc lập kế hoạch kinh doanh tốt cần tính đến rủi ro pháp lý, quy định, tuân thủ và chi tiêu liên quan.

Điều gì giúp bạn vượt trên mong đợi của tổ chức nơi bạn làm việc

Là nhân sự pháp chế nội bộ, đặc biệt nếu là Trưởng nhóm Pháp chế, bạn nên đặt mục tiêu đạt được ba mục tiêu chính sau đây:

• Trở thành trung tâm của tổ chức 
  • Điều chỉnh mục tiêu của bạn phù hợp với mục tiêu của tổ chức và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
  • Hiểu rõ tổ chức của bạn, lĩnh vực bạn đang làm việc và các yếu tố cạnh tranh, quy định và chính trị ảnh hưởng đến nó.
  • Hiểu những gì hội đồng quản trị, quản lý cấp cao và khách hàng chính và các bên liên quan bên ngoài (ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý) mong đợi ở bạn.
• Làm cho đóng góp của bạn có thể đo lường được
  • Đặt ra những gì bạn sẽ làm và giá trị mà nó sẽ mang lại.
  • Áp dụng các biện pháp quản lý hiệu suất cho chính công việc của bạn, và tốt nhất nên là đồng bộ với cả tập thể Nhóm pháp chế. Bạn đang làm gì, chi phí bao nhiêu và nó đạt được điều gì, đóng góp được như thế nào trong mục tiêu chung của Tổ chức? Đừng nghĩ KPI, OKRs là những thứ chỉ thuộc về giới Nhân sự (HR Department).
  • Sử dụng các số liệu chứng minh sự đóng góp này, bao gồm cả về mặt tài chính. 
• Thể hiện giá trị của bạn đối với tổ chức
  • Kiểm soát chi tiêu: Hãy kiểm soát việc sử dụng các tài nguyên tổ chức và tài nguyên mua ngoài để bảo đảm hiệu suất cao nhất với chi phí phù hợp nhất cho công việc của bạn.
  • Chia sẻ kiến thức cho các thành viên nhóm pháp chế cũng như các bộ phận trong Doanh nghiệp để cải thiện việc lập kế hoạch, quản lý rủi ro, hiệu quả hoạt động và khả năng tự lực của các Phòng/Ban trong Doanh nghiệp.
  • Hãy đổi mới: Xem xét các cách để cải tiến công việc bạn thực hiện và tăng giá trị. Hãy sáng tạo và không ngừng tìm cách gia tăng hiệu suất của mình và của Nhóm pháp chế. Đưa ra các lời khuyên sắc sảo về mặt thương mại; và góp phần phát triển định hướng chiến lược của doanh nghiệp trong khuôn khổ pháp lý tương đương. Trên thực tế là các Chủ doanh nghiệp ngày càng có xu hướng tìm đến các Nhân sự hoặc Nhóm pháp chế để giúp đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên cả phân tích thương mại và pháp lý
  • Cập nhật và Quản lý mối quan hệ với các đối tác, cơ quan quản lý và các bên liên quan.

--- Trần Kiên - Luật sư Điều hành LETO ---